Manapság már egyáltalán nem ritka, hogy valaki több e-mail címmel rendelkezzen, és ezeket együtt kezelje valamilyen levelezőprogramban. Ezek az alkalmazások általában maguktól szétválasztják, külön kezelik a különböző postafiókokba érkező leveleket, megkönnyítendő a felhasználó dolgát. Nem úgy az Outlook, amelyben a postafiókok beállítása talán nem okoz gondot, de azt követően a levelek egységesen a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek. Szétválogatásukra eddig nem volt más eszköz, mint az Outlook levélkezelő szabályrendszere, amely egyébként egy kiváló, sokoldalúan alkalmazható funkció a programban. Ennek ellenére sokan vannak, akik csak megnézték, de azonnal el is ment a kedvük attól, hogy bármit kezdjenek vele. Cikkünkben a levelek e-mail cím szerinti szétválogatásán keresztül bemutatjuk, hogyan épülnek fel a szabályok, hogyan hozhatjuk létre, és hogyan használhatjuk őket a levelek kezelésének megkönnyítésére.
Ám előbb egy rövid kitérő az Outlook 2007 kissé könnyebben kezelhető fiókbeállításai közé!
Szétválogatás 2007
Az Outlook 2007-ben a korábbinál sokkal egyszerűbben megoldható, hogy a különböző e-mail címeinkre érkező levelek automatikusan külön mappába kerüljenek: már az e-mail fiók megadásánál rendelkezhetünk erről. Az Eszközök –> Fiókbeállítások menüpont egy új gyűjtőpanelt jelenít meg, amelyen nemcsak postafiók-hozzáféréseinket láthatjuk és definiálhatjuk, de ugyanitt állíthatjuk be, hogy a program milyen adatfájlokkal dolgozzon, illetve előfizethetünk RSS-csatornákra, Sharepoint-listákra, internetes és közzétett naptárakra is. Az E-mail feliratú fülhöz tartozó oldal ad otthont postafiókjaink adatainak. Ennek alján található az a Mappaváltás gomb, amelynek megnyomása után rendelkezhetünk arról, hogy az adott címre érkező levelek mely mappába kerüljenek. Sőt ha több adatfájllal dolgozunk, természetesen azt is meghatározhatjuk, hogy melyikben szeretnénk tárolni a levelet. (Amennyiben még nem adtunk meg postafiókot, a gomb értelemszerűen nem érhető el.)
Az Outlook 2007-ben már megtehetjük, hogy az egyes e-mail fiókjainkra érkező leveleket egyszerűen egy általunk kiválasztott mappába irányítjuk
Gond egyedül akkor adódhat, ha új postafiókot viszünk fel, és az Outlookot úgy állítottuk be, hogy túlságosan gyakori időközönként nézzen ki a kiszolgálókra letölteni a leveleket. (Ezt az időközt a Microsoft elővigyázatosan 30 percre állítja be, de tapasztalatból tudjuk, hogy ez csak addig marad így, amíg a felhasználó először el nem csodálkozik azon, hogy nem jönnek a levelei. Ezt követően – már ha megtalálja a meglehetősen eldugott panelt, ahol az időintervallum átállítható – az érték általában 5 perc alá csökken.) Az újonnan beállított postafiók ugyanis bekerül a Minden fiók nevű Küldés/Fogadás csoportba, amelyet rendszeresen ellenőriz az Outlook, így ha pechünk van, előfordulhat, hogy hamarabb letölti olvasatlan leveleinket, mint hogy eszünkbe jutna átállítani a célmappát. Tapasztalataink szerint ez különösen kellemetlen egy olyan közös használatú e-mail cím esetén, amelyen hónapokra visszamenően több ezer levelet tárol (letöltéskor egy példány a kiszolgálón marad beállítással). Ilyenkor ugyanis a több ezer levél bedől a Beérkezett üzenetekbe, gondosan elvegyül három hónapi levelezésünk között, és ember legyen a talpán, aki kézzel kimazsolázza őket onnan. (Egyébként ezen is segít egy villámgyorsan összeállított szabály.)
Érdemes lehet kikapcsolni a Küldés/fogadást arra az időre, amíg olyan új postafiókot hozunk létre az Outlookban, ahonnan nagy mennyiségű levelet szeretnénk letölteni egy adott mappába
Nyilván a jó megoldás az volna, ha már a postafiók adatainak megadása közben eldönthetnénk, hogy melyik mappába kerüljenek a levelek – erre talán majd a következő Outlook-verzióban lesz lehetőségünk. Addig is, aki biztos akar lenni a dolgában, az ilyen problémás postafiókok megadásánál átmenetileg kapcsolja ki a levelek automatikus letöltését, esetleg növelje meg a letöltések közötti időtartamot, vagy nagyon gyorsan végezze el a megfelelő mappa kiválasztását. Előbbit egyébként a következő módon tehetjük meg: Eszközök –> Beállítások, ugorjunk a Levelezés beállításai fülhöz tartozó oldalra, kattintsunk a Küldés/fogadás gombra, és a megjelenő panelen vegyük ki a pipát az automatikus küldés/fogadás minden n percben sor elől. Ezután vigyük fel az új postafiókot, adjuk meg hozzá a kívánt célmappát, végül kapcsoljuk vissza az automatikus küldés/fogadást.
Mi a szabály?
Amennyiben az Outlook régebbi változatát használjuk, vagy bonyolultabb feltételek alapján szeretnénk szétválogatni leveleinket, szabályokat kell alkotnunk. A szabályrendszer a program egyik legjobban használható része, amelytől azonban sokan idegenkednek, mert elsőre kicsit bonyolultnak tűnik. Ez olyannyira igaz, hogy előfordulhat például, hogy hiába keressük a Szabályok és értesítések menüpontot az Eszközök menüben, egyszerűen nincs ott. Nyomós oka van: amíg nem adunk meg postafiókot az Outlook számára, addig nem jelenik meg. (Igen, mi is kitéptük a hajunkat, amíg rájöttünk.)
Mielőtt elmerülnénk a részletekben, érdemes tisztázni, hogy mik azok a szabályok, és hogyan épülnek fel. Egy szabály három fő részből áll: egy vagy több feltételből, egy műveletből, amely csak akkor hajtódik végre, ha a feltétel(ek) teljesült(ek), és egy kivételből (egyfajta kizáró feltételből), amelynek teljesülése esetén mégsem hajtódik végre a művelet. Ez csak leírva tűnik ilyen bonyolultnak, valójában nagyon egyszerű. A postafiók alapján történő szétválogatásnál maradva a feltétel az lesz, hogy melyik e-mail címünkre kapjuk a levelet; a művelet pedig, hogy ennek megfelelően melyik mappába kerüljön. Kivétel lehet például, hogy fontos (felkiáltójellel megjelölt) levél legyen – ekkor nem dugjuk el egy mappa mélyére, azaz nem érvényesítjük rá a szabályt, ily módon a levél a Beérkezett üzenetekben marad.
Mindhárom fő alkotóelem kiválasztása tekintélyes terjedelmű listából történhet. Az Outlookkal csak most ismerkedők ezt meglátva szoktak rátenyerelni a Mégse gombra, pedig ha szánunk rá egy kis időt, és végigböngésszük ezeket a listákat, két dolog derül ki nagyon hamar: egyrészt nem kell rakétamérnöknek lenni ahhoz, hogy szabályt alkossunk, másrészt a bőséges lehetőségeket ügyesen kiaknázva jóval egyszerűbbé tehetjük a levelekkel való napi munkát.
A háttérben az Outlook 2003 Szabály varázslója új szabály létrehozásának első lépése közben – az előtérben ugyanez az Outlook 2007-ben
A Szabályok és értesítések menüpontot kiválasztva megjelenik azok gyűjtőablaka. Itt az Új szabály feliratra kattintva hívhatjuk elő a Szabály varázslót, amely a kezdőket előre elkészített sablonokkal segíti a gyakoribb szabályok létrehozásával. Fent láthatók a Rendezett állapot megőrzésére használható, alatta pedig a Naprakész állapotot megőrző sablonok. Előbbiekkel főleg olyan szabályokat hozhatunk létre, amelyek bizonyos feltételektől függően áthelyezik a leveleket az általunk kiválasztott mappába. Ilyen feltétel lehet, hogy kitől jött a levél, vagy milyen szavakat tartalmaz a Tárgy mezőben, de alkothatunk olyan szabályt is, amely adott szavak megtalálása esetén automatikusan törli a levelet. A második csoportba tartozó sablonokkal olyan szabályokat hozhatunk létre, amelyek valamilyen módon felkeltik figyelmünket egyes levelek érkezésekor, akár még üzenetet is küldhetünk mobiltelefonunkra. A lényeg, hogy nekünk csak a kívánt sablont kell kiválasztanunk, megadnunk a feltételeket, levélátirányítás esetén kijelölni egy célmappát, majd a Befejezés gombra kattintani, és már létre is hoztunk egy szabályt.
Szabályalkotás
Ha a postafiók címe alapján szeretnénk szétválogatni a leveleket, ehhez sablon nélkül kell létrehoznunk egy, illetve több teljesen új szabályt. Az Outlook 2007-ben az erre szolgáló lehetőséget a sablonlista legalján találjuk, míg a korábbi változatokban a Szabály varázsló ablakának tetején választhattuk ki, hogy saját magunk akarunk új szabályt definiálni. Először is el kell döntenünk, hogy mikor lépjen életbe a szabály: levél érkezésekor (Üzenetek ellenőrzése érkezéskor) vagy egy általunk írt levél elküldése után (Üzenet ellenőrzése elküldés után). Utóbbi is számos izgalmas lehetőséget tartogat, de maradjunk most az előbbinél.
1. Feltételek: A Tovább gombra kattintva megjelenik a kiterjedt feltétellista. Ezek főleg a levél tulajdonságaira vagy annak tartalmára vonatkoznak, például kitől érkezett, mi szerepel a tárgy mezőben, ki vagy mi a címzettje (lehet levelezőlista is), hol vagyunk mi megcímezve (melyik címmezőben), van-e melléklete, mekkora a mérete, és így tovább. Kevés kivételtől eltekintve mindegyik tartalmaz egy olyan adatot, amelyet majd nekünk kell kitöltenünk – ezeket a program a böngészőkben megszokott hivatkozásként, kék színnel és aláhúzással jeleníti meg. Az adott feltételt a mellette látható jelölőnégyzet kipipálásával választhatjuk ki, ezután az megjelenik alul, a szerkesztőmezőben. Természetesen több feltételt is kijelölhetünk; ezeket a program ÉS kapcsolattal veszi figyelembe, tehát minden feltételnek teljesülnie kell ahhoz, hogy szabályunk érvénybe lépjen. További érdekes lehetőség, ha úgy próbálunk továbblépni a varázslóban, hogy nem jelölünk ki feltételt. Ezzel tulajdonképpen azt definiáljuk, hogy leendő szabályunk valamennyi beérkező levélre érvényes legyen. Félreértések és az ebből adódó problémák elkerülése végett az Outlook rá is kérdez, hogy biztosak vagyunk-e a dolgunkban.
A kipipált feltétel a szerkesztőterületre kerül: ha itt rákattintunk a megadott szóra, kiválaszthatjuk, hogy melyik postafiókra érkező levelekre vonatkozzon a szabály
Példánk megvalósításához keressük ki a listából az a(z) megadott fiókon keresztül szabályt, és tegyünk elé egy pipát. A feltétel lekerül a szerkesztőmezőbe: itt kattintsunk a kék betűvel, aláhúzva megjelenő megadott szóra, és a listából válasszuk ki a kívánt e-mail fiókot. Látható, hogy immár a fiók is megjelenik a szövegben, és az egész kezd összeállni egy (közel) értelmes mondattá. Sajnos az is látható, hogy az Outlook – némiképp önállósítva magát – hozzájelölte az és csak ezen a számítógépen feltételt is a szabályunkhoz. Ne foglalkozzunk vele (bővebben lásd keretes írásunkban).
2. Műveletek: A következő lépés, hogy kiválasszuk, milyen művelet hajtódjon végre a beállított feltételek megvalósulása esetén. A műveletlista éppen olyan gazdag, mint a feltételeké; a leveleket áthelyezhetjük, kategóriákhoz rendelhetjük, törölhetjük kétféleképpen is, másolatot készíthetünk róluk, automatikusan választ küldhetünk rájuk, vagy magát a levelet továbbküldhetjük valakinek, vagy akár ki is nyomtathatjuk. Beállíthatjuk, hogy az Outlook örömódát zengjen, ha megérkezik az adott feltételnek megfelelő levél, elindíthatunk egy alkalmazást vagy egy parancsállományt, kérhetünk többféle figyelemfelkeltő jelzést, vagy egyszerűen olvasottnak jelölhetjük. A kiválasztás itt is pipálással történik, és itt is igaz, hogy akár több műveletet is kiválogathatunk, amelyeket sorban végrehajt a program, ha a korábban megadott feltétel teljesült. Ha anélkül próbálunk meg továbbmenni a varázslóban, hogy meghatároznánk valamilyen műveletet, az Outlook szelíden emlékeztet arra, hogy butaságot csinálunk, de megengedi.
A leggyakrabban használt művelet a levél áthelyezése a megadott mappába; kiválasztása után csak a kívánt mappát kell megadnunk
Példánk megvalósításához a legelső és talán leggyakrabban használt áthelyező műveletet fogjuk használni (legyen áthelyezve a következő mappába: megadott). A kipipálás után ez is megjelenik alul a szerkesztőterületen, kiegészítve szépen alakuló összetett mondatunkat, amely maga a szabály szövege. Kattintsunk a megadott szón, és válasszuk ki az Outlook mappastruktúrájából a kívánt mappát. Ne feledjük, ez lehet akár egy másik Outlook-adatfájlban is, csupán annyi a feltétel, hogy az állomány meg legyen nyitva a programban.
3. Kivételek: A Tovább gomb megnyomása után a kivételek definiálásához érkezünk. A kivételek olyan speciális eseteket írnak le, amikor – noha a levél megfelel a korábban definiált feltételnek – nem kell rajta végrehajtani kiválasztott műveletet. Ha jobban megnézzük, a lista rendkívül ismerős lehet: pontosan ugyanazokat a feltételeket látjuk, mint az első lépésben. Az Outlook nem bolondbiztos: simán létrehozhatunk olyan kivételt, amely ellentmond eredeti feltételünknek – ha Pétertől jön a levél, rakd a Munka mappába, kivéve, ha Pétertől jön –, úgyhogy figyeljünk oda, mit állítunk be.
Tegyük fel, hogy a nagyon fontos (felkiáltójellel érkező) leveleket nem akarjuk eldugni a korábban beállított mappába, így a Beérkezett üzenetekben mindig a szemünk előtt lesz. Ezt tehát kivételként fogjuk meghatározni szabályunk létrehozásának utolsó lépéseként: tegyünk pipát a kivéve, ha mint fontosság van megjelölve sor elé (közben gondolkodjunk el azon, hogy a fordító mire gondolhatott, amikor ezt a remek félmondatot megalkotta). A kivétel is bekerül alulra, a szerkesztőterületre, ahol máris rákattinthatunk a fontosság szóra, és a listából kiválaszthatjuk a Nagyon fontos elemet.
Kivételként fogalmazzuk meg, hogy a nagyon fontos levelekre ne vonatkozzon szabályunk, így azok maradnak a Beérkezett üzenetek mappában
4. Végállomás: A Szabály varázsló utolsó oldalán nevet adhatunk a szabálynak (Szabály nevének megadása), és lefuttathatjuk azon a mappán, amely éppen nyitva volt, amikor elővettük a varázslót (Szabály futtatása a következő helyen levő üzeneteken: mappanév). Az Outlook automatikusan bekapcsolja a szabályt, ami azt jelenti, hogy a következő alkalommal, amikor leveleket töltünk le a kiszolgálóról, már működni fog. A panel alján újra áttekinthetjük a teljes szabályt, valamint megváltoztathatjuk bármelyik korábbi beállításunkat, már ami a feltétel, a művelet és a kivétel általunk megadott részét illeti. A Befejezés gombra kattintva szabályunk létrejön, mi pedig visszakerülünk a Szabályok és értesítések panelre, ahol nemcsak a szabályok listája látható, de megtekinthető az éppen kijelölt szabály leírása, a részletek pedig ugyanúgy szerkeszthetők maradnak, mint a varázsló utolsó oldalán. Ez épp kapóra jön nekünk!
Az utolsó lépésben nevet adhatunk a szabálynak, be- vagy kikapcsolhatjuk, lefuttathatjuk egy mappán, alul pedig korrigálhatjuk a részleteit
Másolással szaporodik
Mert ezzel még nem vagyunk ám kész! Gondoljuk végig: az egész szabályalkotást azért kezdtük el, mert több e-mail címünk van, és az ezekre érkező leveleket szeretnénk szétválogatni. A most létrehozott szabály csak az egyik postafiókról gondoskodik, úgyhogy minden további fiókhoz is létre kell hoznunk egyet. Szerencsére nem kell mindent elölről kezdenünk, azaz kiválasztani a feltételt, a műveletet és a kivételt. A Szabályok és értesítések panel tetején levő Másolás funkcióval ugyanis másolatokat készíthetünk most létrehozott szabályunkról, aztán már csak a részleteket kell benne kijavítani. Rákattintva a feliratra az Outlook azt a furcsa kérdést szegezi nekünk, hogy melyik mappába akarjuk létrehozni a másolatot (ennek első ránézésre megint csak semmi értelme nincs), de ne foglalkozzunk vele, kattintsunk az OK gombra. A létrejött másolatot a szabálylista legalján találjuk, szerkeszteni pedig az alatta látható területen tudjuk. Egyszerűen kattintsunk a postafiókra, jelöljük ki a következőt, majd állítsuk be hozzá a kívánt mappát. A Szabály módosítása lenyíló menüből válasszuk ki a Szabály átnevezése menüpontot, és adjunk olyan nevet a szabálynak, amelyből egyértelmű, hogy melyik postafiókra vonatkozik. Végül kapcsoljuk be a szabályt jelölőnégyzetének kipipálásával. Ismételjük ezt meg az összes további fiókra is.
Másolással létrehozunk ugyanolyan tartalmú szabályokat, majd pár kattintással megváltoztatjuk a részleteit, végül átnevezzük és bekapcsoljuk
*
Ezzel harmadik kalandtúránk végére értünk. A következő alkalommal még lesz egy-két keresetlen szavunk a szabályokkal kapcsolatban, aztán elmerülünk az Outlook 2007 új naptárfunkciójának és feladatkezelésének rejtelmeiben, és talán a kategóriák is terítékre kerülnek végre.
Utóirat: Az Outlook 2007 nem habos torta – göröngyös út a postafiók beállításáig
A levelezőprogramok egyik legproblémásabb része a postafiók adatainak megadása. Az Outlook 2007-ben idáig el sem jutunk anélkül, hogy a Microsoft – pusztán szívjóságból – ne gördítene további akadályokat az utunkba. Korábban elég volt kiválasztani, hogy POP3-as levélfiókot szeretnénk konfigurálni, és már meg is érkeztünk a párbeszédpanel megfelelő oldalára. Az új verzióban azonban egy intelligens önbeállító mechanizmussal találkozunk, amely egyrészt nem működik (legalábbis hazai körülmények között csak óriási szerencsével), másrészt kellőképp hasonlít a valódi beállításokat kérdező oldalra ahhoz, hogy jól megtévessze az embert. Így lesz a korábbi egy lépésből három, íme:
1. Az E-mail szolgáltatás kiválasztása oldalon fogadjuk el az alapértelmezett beállítást (Microsoft Exchange, POP3, IMAP vagy HTTP), és kattintsunk a Tovább gombra. (Az első postafiók megadásánál jutalomból rögtön a második pontból indulunk, minden további fióknál azonban végig kell járnunk mindhárom lépést.)
2. Itt jön az Automatikus fiókbeállítás, amelyről már tudjuk, hogy az ellenség megtévesztése. Tegyünk pipát az oldal alján a Kiszolgálóbeállítások vagy... kezdetű, valójában a kézi beállításról szóló felirat mellé, majd lépjünk tovább.
3. Az Outlook ismét megkérdezi, hogy milyen szolgáltatást szeretnénk használni, hátha meggondoltuk magunkat az eltelt 5 másodpercben. Válasszuk az Internetes e-mail lehetőséget, és kattintsunk ismét a Tovább gombra, így végre megérkezünk arra az oldalra, ahol valójában beállíthatjuk adatainkat.
