A felgyorsult világban mindenhonnan csakúgy árad az információ; ember legyen a talpán, aki tud koncentrálni a valóban fontos dolgokra, aki tényleg el tud mélyülni abban, amit éppen csinál. Teljesen mindegy, hogy dolgozol vagy épp tanulni szeretnél, az odafigyelést alaposan megnehezíti, hogy percenként pittyen a telefon, egymást érik az e-mailek - és persze a kísértés is mindig ott van, hogy ránézz a legfrissebb hírekre. A Covid járványt követően rendkívül népszerű lett a home office is, amely szintén biztos recept ahhoz, hogy elkalandozzék a figyelem. Ha más családtag is otthon van, az eleve "zavaró tényező" - de sokat ronthat a morálon az is, ha a házi kedvenc folyamatosan fel-alá járkál a lakásban.
Szerencse a szerencsétlenségben, hogy elég egy kis tudatosság ahhoz, hogy a hatékonyságod megnöveld. És további jó hír, hogy ha elhatároztad magad, akkor rengeteg olyan szoftvert találhatsz az interneten, amely segít megnyerni a csatát a berögzült minták és a rossz szokások ellen.
Első a munka
Talán nem meglepő, hogy a munka jellegű feladatokhoz és tanuláshoz nem feltétlenül ugyanolyan segítséget érdemes igénybe venni. Cikkünk első felében olyan programokat mutatunk, amelyekkel könnyebb dolgozni az irodában és otthoni környezetben is. A cél egyértelmű, mégpedig a produktivitás növelése; sikert jelenthet, ha egységnyi idő alatt több feladatot tudsz elvégezni, de ugyanígy hasznos lehet az is, ha a munkamennyiséget nem szeretnéd növelni, a ráfordított időt viszont csökkentenéd.
Azt pedig az elején szeretnénk leszögezni, hogy mint megannyi más dologban, úgy a hatékonyság növelésében is fontos szempontot jelentenek az egyéni preferenciák - azaz távolról sem biztos, hogy a legjobbat akkor teszed magaddal, ha a cikkben szereplő összes alkalmazást egyszerre veted be. Érdemes inkább kiválasztani közülük párat (nyilván olyat, amelyek céljával tudsz azonosulni), és velük kísérletezni - aztán később persze lehet váltani, ha úgy érzed, hogy még mindig nem sikerült a legtöbbet kihozni a helyzetből.
Legyen digitális naptárad
Naptárra szinte mindenkinek szüksége van, hiszen határidők akkor is vannak, ha értekezletek épp nincsenek. Egy héten optimális esetben 40 órát dolgozol, ezért kritikus fontosságú, hogy lásd, egy-egy új feladatra mikor és mennyi időt tudsz szánni. Sem neked, sem a főnöködnek/megbízódnak nem jó, ha elveszel a teendők között; az egymásra halmozódó feladatok csak kapkodáshoz vezetnek, ami könnyen a minőség rovására megy. Az szinte teljesen mindegy, hogy kinek a naptárszolgáltatását használod, az egyetlen fontos dolog az, hogy legyen eszközök közötti szinkronizáció, mert így ugyanazt a naptárt tudod használni az otthoni PC-n, a telefonon, a notebookon és a munkahelyi számítógépen is. Többek között az Apple-nek, a Google-nek és a Microsoftnak is van naptárszolgáltatása. Ezek ráadásul extra információkat is tudnak tárolni, így ha mondjuk online értekezlet lesz, akkor a kapcsolódáshoz szükséges URL rögtön kéznél lehet, ha külső helyszínre kell menni, akkor azt is tárolhatod a naptárbejegyzésben.
Használj listákat
A rendelkezésre álló idő hatékony beosztásához azt is tudni kell, hogy pontosan mennyi feladatod van. A teendők összegyűjtéséhez a lista kiváló eszköz. Ha mindent felírsz, az egyrészt azért jó, mert nem fogod elfelejteni még a kisebb dolgokat sem. Másrészt ha van egy lista, akkor könnyen tudod rendezgetni a tennivalókat aszerint, hogy melyik igényel több, és melyik kevesebb időbeli ráfordítást. Ha például előbb végzel a napi feladattal, és van még 45 perced, akkor egy listából sokkal gyorsabban ki tudod választani, hogy mi az, ami belefér még - lista nélkül csak az el tud venni 5-10 percet az idődből, hogy átgondold, egyáltalán milyen választási lehetőségeid vannak.
Lista készítéséhez rengeteg app közül választhatsz - jól használható, ingyenes és egyszerű a Microsoft To Do, a Todoist pedig tömegek kedvence, mert részben kombinálja a naptár és a lista funkciókat. De nem feltétlenül kell külön app erre a feladatra; egyszerű listát vezethetsz akár a Google Keepben vagy Excelben is.
Jegyzetelj
Az ember már csak olyan, hogy a legjobb gondolatok a legrosszabb pillanatban érkeznek - ha B projekthez éppen akkor jön meg az ihlet, amikor az A-n dolgozol, akkor valószínűleg jobban jársz, ha nem ugrálsz a feladatok között, hanem leírod az ötletedet, és később térsz vissza rá. A jegyzetelés alapvető célja az, hogy ne felejtsd el a fontos információkat; akár az értekezleten elhangzott dolgokról van szó, vagy arról, hogy később szeretnél valamit megnézni a weben. Ehhez az egyik legjobb felület szerintünk a OneNote, amely remekül egyesíti a gyors jegyzetkészítés előnyeit a rendszerezhetőséggel - sőt, akár még titkos részeket is létrehozhatsz, importálhatsz képeket, illetve természetesen más szoftverekből, elsősorban Microsoft programokból is lehet részeket átemelni.
Csapatban az erő
Na, de mi a helyzet akkor, ha nem egyedül, hanem csapatban dolgozol? Természetesen ilyenkor is lehet klasszikus eszközökre hagyatkozni, de még jobb, ha valamilyen digitális projektmenedzsment szolgáltatást vetsz be, például a Trellót. A Trello egy olyan platform, amely gyakorlatilag bármilyen eszközről elérhető; a szolgáltatáson belül munkaterületeket, vagy ha úgy tetszik, projekteket lehet felvenni, ezeken belül pedig egymás mellett lehet a munkafázisok számára egy-egy oszlopot létrehozni. Ebből talán már sejtheted, hogy a Trello egy kanban eszköz: az oszlopokba így kártyákat tudsz elhelyezni. Sőt, nemcsak te rögzíthetsz új kártyát, hanem bárki, akit hozzáadtál az adott projekthez.
A kártyákhoz felelőst vagy felelősöket adhatsz hozzá, akikkel beszélgetést is folytathatsz, és természetesen van lehetőség fájlok feltöltésére és határidők kijelölésére is. A Trello remek tulajdonsága, hogy a feladatokat nemcsak a tábla nézetben tudja megmutatni, hanem akár a beállított határidők alapján is.
Szavazz a paradicsomra, de sózd is meg
A koncentrációdat és a hatékonyságodat egy nagyon egyszerű módszerrel hatékonyan tudod növelni: a Pomodoro-módszerről van szó, amelyhez semmi másra nincs szükség, csak némi elszántságra és egy időzítőre. A legegyszerűbb, ha letöltesz egy "pomodoro" appot a telefonodra, de PC-re is számos alkalmazást találsz. Mivel a módszer rendkívül egyszerű, mindegy, hogy milyen appot használsz - akár a Windows fókuszsegéd is megfelelő lehet erre a célra.
A lényeg a következő: 30 perces blokkokban kell gondolkodnod, amelyből 25 percig mindent beleadsz és dolgozol a feladatodon, ezt követően pedig 5 perc szünet következik. Négy blokkot követően hosszabb szünet jön, aztán pedig ismét egy négyes blokk a soros. A 25-5-ös felosztás nincs kőbe vésve, bár kutatások igazolják, hogy ez egy olyan arány, ami a legtöbb embernek fekszik; a koncentrációs készség ugyanis 25 perc után elkezd csökkenni, így ha nem iktatsz be szünetet, a hatékonyság biztosan csökkenni fog. Ezzel együtt nincs semmi akadálya annak, hogy változtass az arányokon - bár a tapasztalat azt mutatja, hogy kezdetben a 25 percet sem tudják az emberek betartani.
A Pomodoro-módszer előnye, hogy nem kell mindenre használni - van, aki csak a nyögvenyelős projekteknél használja, más pedig csak akkor, ha szorít a határidő. Ugyanakkor a fix idő miatt a tervezhetőséget is segíti a módszer; a feladataidnál például gondolkodhatsz úgy is, hogy egy-egy projektre hány blokkot szeretnél szánni. Ehhez persze tudni kell azt is, hogy egy napba hány blokk fér bele; 8 órányi munkaidőt számítva kb. 14-15 darab, ami azt jelenti, hogy a tényleges munka 6 óra körül alakul - de ha belerázódsz, akkor ezt a 6 órát hatékonyabban fogod felhasználni, így a teljesítményed javulni fog.
Tanulás
A Pomodoro-módszeren keresztül át is kötünk a tanulásra, mivel ez nemcsak a munkát, hanem a tanulást is tudja segíteni - főleg akkor, ha több kisebb feladatot kell megoldani, vagy olyan anyagot kell megtanulni, amely monoton (esetleg unalmas). A munkához ajánlott szoftverek közül tanuláshoz is hasznos lehet természetesen, ha listákat készítesz és határidőket adsz magadnak - sőt, még a Trello sem elvetendő, hiszen egymás mellett kiválóan elférnek az egyes tantárgyak, a kártyákon pedig a tantárgyakhoz kapcsolódó feladatok, határidők, beadványok.
Tanuláshoz alap a Kréta is, ahol nemcsak a jegyek látszanak, hanem - feltéve, hogy a tanárok felviszik - a házifeladatok, teendők is. Az iskolák és osztályok esetében hasznos a kollaborációs tér használata is; ami lehet például a Microsoft Teams, vagy akár a Google Classroom. Persze kollaborációs felületet jellemzően az iskola választ, nem a tanuló, viszont a digitális felületet mindenképpen érdemes használni, hiszen nemcsak kommunikációra szolgál, hanem az iskolai feladatok és a határidők menedzselését is hatékonyabbá teszi. A Teams ráadásul sokkal hatékonyabban képes együttműködni a Word, Excel és PowerPoint szoftverekkel - ide kapcsolódóan pedig érdemes megjegyezni, hogy a Tisztaszoftver program keretén belül a Microsoft 365 tanulók számára ingyenes. A licencet digitálisan lehet igényelni, amely az oktatási azonosítóhoz és az iskolai e-mail címhez kötve öt eszközön teszi lehetővé a Word, Excel, PowerPoint és még sok más Microsoft alkalmazás használatát. Sőt, a licenc 1 TB online tárhelyet is nyújt, amit a OneDrive kliensen keresztül érhetsz el.
Tipp: érdemes megjegyezni az nkp.hu és a tankonyvkatalogus.hu webcímeket is. Utóbbi a hivatalos oktatási tantervben szereplő könyveket (is) tartalmazza. A honlapról letölthető könyvek nagy segítséget jelentenek például akkor, ha véletlenül bent maradt a könyv az iskolában.
A fenti programok a hatékony munkát segítő alkalmazásokkal együtt a tanuláshoz köthető alkalmazások egyik csoportját képezik - ezek azok a szoftverek, amelyek akkor hasznosak, ha a tanulást munkának fogod fel. Azaz ha tanulsz, akkor tudod, hogy mit csinálsz, de szeretnél hatékonyabbá válni. A tanulást segítő szoftverek és platformok másik csoportjátba célszoftverek tartoznak; olyan appok és webes szolgáltatások, amelyek egy-egy tantárgyhoz vagy egy-egy tantárgyon belül egy-egy feladathoz köthetők. Nyelvtanuláshoz például remek választás a Duolingo, amivel akár teljesen önállóan is megtanulhatsz egy új nyelvet, de a szoftver akkor is hasznos, ha iskola mellett töltenéd vele az idődet. Ha a szókészletedet szeretnéd bővíteni, akkor a "napszava" jellegű alkalmazásokkal is jó lóra tehetsz - neves képviselő az Androidra és iOS-re is elérhető Word of the Day.
Ha dolgozatra szeretnél felkészülni, akkor saját kérdőívet állíthatsz össze a Kahoot vagy a Quizlet segítségével. A kérdőív összeállítása már fél siker, hiszen azzal is tanulod az anyagot - később pedig bárhol, akár a villamoson is átpörgetheted a kérdéseket. Sőt, ha össze tudsz állni pár barátoddal, akkor nagyon jól működhet az is, hogy részekre bontjátok az anyagot, vagy felváltva készítitek el a saját, gyakorláshoz használt teszteket.
Matematikához a Photomath vagy a GeoGebra is remek választás, mind a kettő segít például egyenletek megoldásában, grafikonok és ábrák megrajzolásában is. A böngészővel vagy appon keresztül elérhető platformok az alapszintű matematikai feladatok mellett a geometriában és az algebrában is remek magyarázatokkal szolgálnak - egyenletmegoldásnál például az egyenletet lefényképezve nemcsak az eredményt mutatják meg, hanem azt is, hogy milyen lépéseken keresztül lehet eljutni a megoldásig. A zygotebody.com weboldalon az emberi test felépítését lehet tanulmányozni.
Ezekből talán látszik, hogy ha valamilyen részfeladatra keresel tanulási segítséget, akkor az internet és a telefonos appválaszték kimeríthetetlen forrást jelent - persze sok esetben nem árt azért, ha nemcsak magyarul, hanem angolul is otthonosan mozogsz az interneten.
