Mi, újságíróként tökéletesen tisztában vagyunk azzal, mennyire nehéz rendet tartani e-mail-fiókunkban - naponta 30 sajtóközleményt kapunk, amik nagy része teljesen érdektelen témáról szól, és ezek mellé érkezik még minden más; általunk kért hírlevelek, valóban fontos üzenetek, személyes dolgok. Pedig nagyon egyszerű ám kialakítani egy rendszert, amivel sokkal könnyebben átláthatunk mindent, gyorsabban pörgethetjük át az üzeneteket, és nem kell olvasatlanként lepörögnie, majd elfelejtődnie azoknak az e-maileknek, amikkel csak később tudunk vagy akarunk foglalkozni.
Az alábbiakban adunk néhány tippet ahhoz, hogy kevésbé legyen teher az e-mailek kezelése. A Gmailt vesszük alapul, de a legtöbb szolgáltatás és levelezőkliens ugyancsak képes arra, amire a Google szolgáltatása.
Nézd át az e-mailjeid, és döntsd el, mit akarsz velük kezdeni
Nem kell évekre visszamenőleg mindent átpörgetned, elég a nemrégiben érkezett e-mailekkel kezdened a munkát. Amit elég volt elolvasni, de később még fontos lehet, az mehet az archívumba, ami egyáltalán nem kell már soha, végezheti a kukában. Az archiválás funkcióval a levelek nem törlődnek, kereshetők maradnak, de nem a beérkezők között vernek tanyát. A régebbi üzeneteket egész egyszerűen archiválhatod egyben.
Ha valamivel később szeretnél foglalkozni, beállíthatsz emlékeztetőt. A Gmailben a Halasztás funkció segít, az általad megadott időpontban újra előhúzza a levelet, addig viszont nem irritál fölöslegesen az, hogy tudod, valójában már olvastad.
Kezdj el jobban rendszerezni
Többféleképpen is tudsz leveleket rendszerezni, hogy később könnyebben megtaláld őket, ne a tárgyban vagy a szövegben talán megtalálható szavak felidézésvel próbálj meg visszakeresni.
Létrehozhatsz mappákat, és ezekbe pakolgathatod a leveleket, de modernebb és rugalmasabb megoldás a cimkézés: csak add meg a használni kívánt cimkét, amit akár már egy meglévő alá is beágyazhatsz. Rendszerezhetsz projektek szerint, külön kezelheted a személyes leveleiden belül a szolgáltatóktól érkezőket, a számlákat, a megkereséseket, a barátok üzeneteit. Nagyban megkönnyítheti ez a keresést.
Keress okosan
Nézted már, mi ugrik elő, ha a kereső jobb szélén lévő gombra kattintasz? Egy részletesebb kereső. ami segít, hogy feladó, címzett, tárgy szerint keress, megtaláld az adott méretnél nagyobb vagy kisebb leveleket (ez a legjobb dolog, a túl nagy csatolmányokkal fölöslegesen helyet foglaló üzeneteket törölheted is rögtön), szűrhetsz dátumtartományra, vagy kimondottan azokra az üzenetekre, amiknél van melléklet.
Gmailben számos keresési operátor is rendelkezésre áll: a "cc:jános" paranccsal például olyan levelekre kereshetünk, amiknek másolatát egy János nevű címzett is megkapta, de olyat is tudunk az AROUND paranccsal, hogy két szó közti maximális távolságot határozunk meg, így olyan üzenetekre kereshetünk, amikben két szó legfeljebb X másik szóra vannak egymástól. A linken számos további parancs elérhető.
Ha ezekre odafigyelsz, már rögtön kényelmesebb lesz az e-mailezés.
