Szinte mindannyiunkkal előfordult már, hogy a közösségi média galád módon elterelte figyelmünket az éppen végzett munkáról. Megesett, hogy a kelleténél hosszabb ideig ignoráltunk egy teendőt, vagy éppen túlságosan sokszor játszottuk ki az "ej, ráérünk arra még" kártyát. Sok esetben teljesen feleslegesen, hiszen a jellemzően időrabló tevékenységek csak rövid távú élvezetet okoznak, hosszú távon viszont elvesztegetett lehetőségként fogunk visszatekinteni minden velük töltött percre. A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen, hogy egy adott pillanatban csak az aktuális teendőre fókuszáljunk. Hogy erőfeszítéseink ne pürrhoszi győzelemhez vezessenek, azt nagyban megkönnyítheti számos praktikus időmenedzsment- és feladatrendszerező szoftver.
Figyeld meg, aztán cselekedj
A gazdaságos időbeosztás felé megtett úton az első lépés az, hogy tisztában legyünk azzal, egy átlagos nap során mire mennyi erőforrást fordítunk, hiszen ha tudjuk, hogy min kell változtatnunk, az már fél siker. Ennek feltérképezésében jó szolgálatot tehet a PC World Pluson is megtalálható RescueTime böngészőbeépülő (hetente küld jelentést arról, hogy mik voltak a leginkább időrabló tevékenységeink), a Toggl (azt méri, hogy meddig tart teljesíteni egy-egy projektet) és a Calendar is (elemzéseket is kínál a meetingekről). Az így született eredmények birtokában már felállíthatunk egy kezdetleges tervet arra vonatkozóan, hogy mely területeken szükséges javítanunk, és keretek közé szoríthatjuk zabolátlan óráinkat. Ám ahhoz, hogy az elképzelést átültethessük a gyakorlatba, kellenek a feladatlisták is.
Rendszerezd, oszd be
Nem elég, ha fejben megvannak a napi vagy heti teendők, a megfelelő időbeosztás érdekében elengedhetetlen, hogy ezeket nyomon követhessük, menedzselhessük és kihúzhassuk a listáról.
A leghatékonyabb módszer az, ha a vasárnapunkból szánunk pár percet arra, hogy előre megtervezzük a következő hetet, majd a heti célt napi kipipálandókra bontjuk le a prioritásuk alapján (a munkahét elején és végén az alacsonyabbakat, a közepén pedig a fontosabbakat teljesítsük).
Érdemes reggelenként 30 percet arra szánni, hogy összeírjuk napi feladatainkat, ezek mindegyikében pedig értékes segítséget nyújthatnak a kifejezetten ezzel foglalkozó appok: az egyik legismertebb közülük a Trello, amelyben kis kártyák képében hozhatjuk létre a teljesítendőket, majd különböző kategóriák között mozgatva (mondjuk ötlettől az elkészült projektig) haladhatunk, határidőket és más munkatársakat is megadva. Hasonló szerepet tölt be a szinte minden eszközünkkel és e-mail-klienssel kompatibilis, a határidőkre bárhol és bármikor emlékeztető Remember The Milk is, de ugyanezt a feladatkört látja el a dolgainkat komplexebben rendszerező MyLifeOrganized, az ultimate to-do listának tartott Todoist és a feladatkezelőként, valamint a munkatársakkal való kollaborációs eszközként működő Taskade is. Ezek alkalmazásával gondoskodhatunk arról, hogy munkánk folyamatosan nyomon követhető legyen, ráadásul olyan szoftverekkel, mint a Wunderlist vagy éppen a TimeTree a magánügyeket is könnyedén követhetjük, összehangolhatjuk ismerőseink és szeretteink digitális naptárával is. Ennek köszönhetően nem jelenthet akadályt egyetlen meeting, baráti összejövetel vagy családi esemény megszervezése, illetve azok munkarendünkbe illesztése sem.
Tartsd fenn a figyelmed
Ütemtervünkben azonban nem csupán a feladatoknak szükséges helyet szorítanunk, hanem szüneteknek is elménk kiürítésére, relaxálásra, testmozgásra.
Kutatások szerint az emberi agy csak körülbelül 90 percig tud összpontosítani egyszerre, ezt követően egyre nehezebbé válik motiváltnak, fókuszáltnak maradnunk - ennek kapcsán két alkalmazástípus is megkönnyítheti életünket.
Az egyik a gondolatainkat rendszerezve növelheti produktivitásunkat: ilyen az elmetérképként funkcionáló - Mac és iOS rendszerekre elérhető - MindNode, a szöveges és képes jegyzetekkel emlékeztető Evernote és az információszerzést megkönnyítő Pocket is, bár utóbbi elsősorban arról gondoskodik, hogy a világhálót járva figyelmünk elterelésére alkalmas tartalmakat elmentsük későbbre, és egy-egy szünet alkalmával vegyük elő őket. A másik kategória pedig azokat a megoldásokat tömöríti, amelyek fókuszunkat és kitartásunkat tuningolhatják. A Focus Booster a tennivalók elvégzése iránti motivációnkat igyekszik serkenteni; az idegtudományt és a zenét ötvöző, ámde fizetős Focus@Will azoknak a legideálisabb, akik nehezen tudnak összpontosítani tanulás, munka vagy olvasás közben; a Forestben összpontosítással nevelhetünk virtuális fákat, amelyek a figyelem elkalandozásával haldokolni kezdenek; a My Noise egyfajta zajgenerátor, számos hangeffekttel (mint az eső) járul hozzá a fókuszáláshoz. Az említettek igénybevételével megnövelhetjük annak az esélyét, hogy a legoptimálisabban sikerüljön végrehajtanunk rövid és hosszú távú feladatainkat.
Top 5 tipp az időbeosztás kezeléséhez
1. Reggel a legfontosabbakkal kezdjünk
Sokak számára a nap első, munkával töltött órája a legproduktívabb, sőt korán kelve még nyugodtabban, kreatívabban, tisztább fejjel tudnak dolgozni.
2. Csak semmi multitasking
Hatékonynak tűnhet, de valójában jobban teljesítünk, ha egyszerre csak egyetlen dologra koncentrálunk. Ezekben segíthetnek az említett feladatkezelők.
3. Állítsunk fel magunknak határidőket
A teendők rendszerezése még nem elég, de ha reális határidőket szabunk meg, majd a teljesítésük után megjutalmazzuk magunkat, az sikerre vezet.
4. Rendszerezzük az e-maileket
Rengeteg időt vesz el egy kusza levelesláda, de a Gmail több opciót is kínál a mailek gyors szelektálására, rendezésére és megválaszolására; éljünk vele!
5. Tanuljunk meg nemet mondani
Van úgy, hogy nem tehetjük meg, de amikor mégis, valamint betelt a határidőnaplónk, akkor ne havazódjunk el még jobban, próbáljuk meg a "nem" választ alkalmazni.
Top 5 javasolt program az időbeosztás megszervezésére
1. Trello
Kártyák segítségével szervezhetünk, oszthatunk ki és menedzselhetünk feladatokat gördülékenyen, szabhatunk meg határidőket, akár különböző témájú táblákban is tevékenykedve. Lehet megadni képeket és linkeket, változatos háttereket is beállíthatunk.
2. Evernote
Egy hasznos jegyzetelőalkalmazás, amelyben jegyzeteinket többféleképpen szortírozhatjuk, önállóan vagy együtt is használhatjuk őket, és címkék könnyítik a rendszerezést. Kutakodhatunk vele a szövegekben, továbbá képes lementeni a netről is tartalmakat.
3. Toggl
Megmutatja, hogy melyik projekt mennyi időt vesz igénybe, segít az idő maximális kihasználásában, és nyomon követi heti teljesítményünket. Nemcsak magunknak, hanem ügyfeleink vagy csapatunk részére is informatív, exportálható kimutatásokat adhat.
4. Calendar.com
Ez a naptár jól használva az okos időgazdálkodás alapja lehet, hiszen pofonegyszerűen hozhatunk létre eseményeket, meetingeket, emlékeztetőket és határidőket állíthatunk be magunknak, ráadásul könnyedén szinkronizálhatjuk a többi hasonló appal is.
5. MindNode
Népszerű "elmetérkép"-készítő, amellyel könnyen átlátható struktúrába rendezhetjük ötleteinket és gondolatainkat, a letisztult elrendezésnek hála pedig vizuálisan összeköthetjük az összes elemet. Mindezt nem csak otthon, de útközben is megtehetjük.
