Az üzleti élet legismertebb területei, ahol a papírmentes iroda jelentősen javította a hatékonyságot, a jogi, könyvviteli, HR, logisztikai területek, a vásárlói hűségprogramok, a jelzálog-ügyletek és a nyilvántartás kezelés. Van, ahol a papírmentes megoldást alkalmazzák a dokumentumok összehasonítására, azok kinyomtatása, és soronkénti összehasonlítása helyett. Egy friss AIIM felmérés szerint ezeken a területen a papír mennyisége akár 63%-kal csökken, azonban akár digitálissá alakított papír dokumentumokról akár digitálisan előállított dokumentumokról van szó, továbbra is kihívást jelent a tartalom kezelése és az adatok üzleti értékké alakítása. Itt bemutatunk néhány módot, melyekkel a szervezetek maximalizálhatják hatékonyságukat a digitális dokumentumok segítségével.
Alakíts kereshetővé minden dokumentumot
A dokumentumok digitalizálásának legnagyobb hajtóereje az üzleti dokumentumok kereshetőségének és megoszthatóságának igénye. Az AIIM felmérése alapján a szervezetek 51%-a szeretne jobb keresési és megosztási lehetőségeket és 46% kíván jobb folyamat-hatékonyságot. A nagyvállalati adatkinyerés OCR és PDF képességekkel felvértezve kiválóan helyt áll azokon a területeken, ahol a munkatársaknak üzleti dokumentumokból kell tartalmat kiemelni, hogy megoszthassák azt egymással, vagy újra felhasználhassák egyéb területeken, pl. bemutató diákon vagy jelentésekben. Az OCR/PDF technológia használata lehetővé teszi kiválasztott elemek, mint pl. táblázatok, grafikonok, képek vagy szövegek kimásolását a dokumentumokból. Szükségtelenné téve így a tartalom manuális másolását vagy a teljes dokumentum kézi feldolgozását - csak válaszd ki a kívánt tartalmat másoláshoz és a szoftver kinyeri és felismeri azt s ez azonnal felhasználható.
Alakíts át automatikusan dokumentumokat, hogy mindig rendelkezésre álljanak
A hatékonyság növelésének további módja, hogy a beérkező dokumentumokat automatikusan felismertesd. A nagyvállalati OCR/PDF szoftverben beállított "megfigyelt" mappákba (Hot Folder) érkező üzleti dokumentumok feldolgozása automatikusan megtörténik. Helyi, valamint hálózati, FTP és e-mail érkezési mappák is megadhatók, vagy létrehozhatók a saját igényekre szabott "egy-kattintásos" műveletek melyek megoszthatók a munkacsoporttal. Számos alkalmazás áll rendelkezésre melyekkel így bárhol, bármikor hozzáférhetsz a tartalomhoz.
Alakíts bármilyen dokumentumot feldolgozható formába
Általában kihívást jelent, hogy a szkennelt dokumentumok örökre saját formátumukban ragadnak. Gondolj a táblázatokra, diagramokra, űrlapokra és szövegek képére. Ha a dokumentumok digitális formátumúak, akkor szerkeszthetőek, frissíthetőek tetszőlegesen összetett oldaltükör esetén, beleértve a szöveget, táblázatokat, grafikonokat és képeket is. Ezzel nagyobb rugalmasság érhető el a tartalom MS Word sablonná alakításakor valamint kihasználható a Word változáskövetési képessége is.
Ossz meg biztonságosan!
Biztonságos megosztást gyakran megoldhatatlannak tekintik mivel számos szervezetben szigorú szabályokat alkalmaznak a digitális dokumentumok biztonságának elérésére akár a hatékonyság rovására is. Tény, hogy az AIIM felmérés szerint a biztonság és a megfelelőség a két vezető tényező melyet a szervezetek elvárnak az új beviteli technológiától. A hatékonyság növelése az információ biztonságban tartásával és az érzékeny tartalom szerkesztése általánossá vált.
A dokumentumok védelmének módja a jelszavak hozzáadása és a védendő tartalom titkosítása. Ez a FineReaderrel nem probléma. Az üzletfejlesztési szerepkörökben a munkatársak biztonságosan cserélhetnek dokumentumokat és információkat a potenciális partnerekkel így.
Archiválj megbízhatóan
A "Papír a kapuknál: a digitális forradalom ösztönzése a modern adatbevitellel" című e-könyvben megjelent AIIM felmérés válaszadóinak több mint 40%-a állította, hogy a csökkent méretű fizikai tárolóhelyek üzleti nyomást jelentettek a szkennelés és adatbevitel számára. Bizalmas archívumokhoz használd a PDF/A formátumot, amely megfelel a hosszú távú tároláshoz. A PDF/A dokumentumok a fájlban beépítve tartalmaznak minden információt - a hivatkozásokat, betűtípusokat és színinformációkat is ideértve - a dokumentum helyes megjelenítéséhez. Ezen a módon minden részleg biztonságosan archiválhatja a dokumentumait a jogi anyagoktól kezdve a marketing tervekig, pénzügyi beszámolókig, hogy aztán később hivatkozni lehessen rájuk, auditálhatók legyenek, vagy csak inspirálhassa az olvasót. A jól archivált dokumentáció, cikkek és speciális információk könnyebben megtalálhatók és követhetők. Ezen kívül a dokumentumok dátumozása lehetővé teszi a rendszeres időszaki ellenőrzést, az adatok megbízhatóságának biztosítása érdekében.
Noha a digitális dokumentumok mennyisége nő a szervezeteknél, a nagyvállalati OCR/PDF szoftver, mint például a FineReader 14, lehetővé teszi a dokumentumok jobb, gyorsabb és könnyebb szervezését, keresését, kivonatolását, megosztását, szerkesztését és archiválását. A próbaváltozat innen azonnal le is tölthető: https://ocrszoftver.hu/letoltes