Az előző részekben (1., 2. és 3.) részletesen kitárgyaltuk, hogy miért és hogyan érdemes szabályokat létrehozni. Néhány dologról azonban nem esett szó, így például arról, hogy mi történik szabályainkkal, ha újratelepítjük az Outlookot. A szabályok elvileg ugyanúgy a program .PST kiterjesztésű adatállományában tárolódnak, mint az összes levél, kapcsolataink adatai és a naptár, ennek ellenére jártunk már úgy, hogy magunkkal vittük az állományt egy másik gépre, és a szabályok nem voltak sehol. Épp ezért, ha nagyszámú, jól használható szabályt halmoztunk fel, érdemes élni a program kínálta import-export lehetőségekkel. Az Eszközök menüből hívjuk elő a Szabályok és értesítések panelt, amelynek jobb szélén található a kissé félrevezető elnevezésű Beállítások felirat. Erre kattintva ugyanis semmit nem tudunk beállítani, ellenben a megjelenő panelen levő két gomb segítségével külső állományba menthetjük, vagy onnan visszatölthetjük szabályainkat.
Utóbbi esetben az Outlook megvizsgálja, hogy az egyes szabályoknak van-e értelme a jelenlegi környezetben, és ha valamilyen hibát észlel, akkor az adott szabályt kikapcsolja, és pirossal megjelöli. Tipikus példa: az importált szabály olyan e-mail fiókra érkező levelekkel szeretne dolgozni, amely még nincs is létrehozva, vagy nem létező mappába mozgatná át a leveleket.
Tipikus hiba korábban elmentett szabályaink visszaállításakor: a feltételként megadott e-mail fiók még nem létezik
Az e-mail fiókok egyébként az Outlook újratelepítésénél is okozhatnak meglepetéseket. Amikor a biztonsági mentésből helyreállítjuk a PST-adatállományt, a program hajlamos az abban tárolt összes olyan szabályt hibásnak tekinteni, amelynek szövegezésében megtalálható az „és csak ezen a gépen” feltétel. Ez azért különösen bosszantó, mert ezt a kiegészítő feltételt az esetek többségében nem a felhasználó jelöli be a szabály létrehozásánál, hanem maga az Outlook, mégpedig ellentmondást nem tűrve – nem lehet kivenni előle a pipát. (Gyaníthatóan e mögött is valami Exchange-kiszolgálóval kapcsolatos furfang állhat, mert otthoni környezetben elképzelni nem tudjuk, mi értelme lehet.) Az esetek döntő többségében nem sok vizet zavar, ezt az egy szituációt kivéve; ilyenkor ugyanis a program valamiért úgy érzékeli, hogy az „ezen a számítógépen” egy másik számítógépre vonatkozott, nem erre, amelyiken éppen dolgozunk. A legegyszerűbb megoldás kikapcsolni a szabályt, újra végigkattintgatni a feltételeket, minden egyes beállításnál ugyanazt adva meg, ami addig is benne volt, majd a végén visszakapcsolni, és láss csodát, immár semmi gond nincs vele.
Fontos a sorrend!
Sokan esnek abba a hibába a szabályokkal kapcsolatban, hogy azt gondolják, az Outlook majd kimazsolázza, melyik beérkező levélhez melyik szabályt szánták. Nem, az Outlook könyörtelenül végignézi az összes levélkezelési szabályt egy-egy e-mail letöltésekor, és ha a feltétel áll, akkor végrehajtja a bennük levő műveletet, akár többet is egymás után. Teszi ezt abban a sorrendben, ahogy a szabályaink egymás alatt sorakoznak a Szabályok és értesítések panelen. A panel tetején, az eszközsávon találunk egy kicsi felfelé, valamint egy hasonló, lefelé mutató kék nyilat – ezekkel tudjuk az éppen kijelölt szabály helyét meghatározni a végrehajtási sorrendben. Ha azt szeretnénk, hogy bizonyos feltételek teljesülése után az adott e-mailre más szabály már ne érvényesüljön, a szabályhoz rendelhető műveletek között keressük meg a többi szabály már ne lépjen működésbe sort, és tegyünk egy pipát az előtte lévő jelölőnégyzetbe. Különösen érdemes ezt az olyan szabályoknál alkalmazni, amelyek a levelet annak valamilyen tulajdonságai alapján más-más mappába tennék át. Az Outlook 2003 előtti változatai ugyanis hajlamosak az ilyen szabályok és műveletek esetén másolatokat létrehozni ugyanabból a levélből, ami aztán jó nagy kavarodást okoz a postafiókban.
Színkategóriák, szolgálatára!
Akik hozzászoktak a kis színes zászlócskákhoz az Outlook 2003-ban, bizonyára csodálkozva veszik észre, hogy a 2007-ben már csak pirosak vannak, illetve a pirosnak különböző árnyalatai. Mint később látni fogjuk, a zászlók teljesen új feladatot kaptak ebben a programváltozatban, régi funkciójukat pedig a színkategóriák vették át, amelyek színes pöttyök formájában jelennek meg leveleink mellett. Ha egy adott levélen a bal egérgombbal kattintunk a kategóriát jelző üres pöttyre, akkor a pötty – alapértelmezés szerint – bepirosodik: ezzel a levelet az úgynevezett Fontos kategóriába soroltuk. A jelölés egyébként megjelenik a betekintőablakban a levél fejlécében is: egy nagy piros csík és benne a kategória neve.
Egy levelet több kategóriába is besorolhatunk – ezt az Outlook megpróbálja érzékeltetni a pöttyben is, de a betekintőablakban jobban látszik
Nagyjából ugyanezt a célt szolgálja a színkategória is az Outlookban: leveleinket különböző színes pöttyökkel láthatjuk el, ez ugyanis nemcsak könnyen megkülönböztethetővé – és így könnyen megtalálhatóvá – teszi bizonyos leveleinket, vagy kiemeli a számunkra fontosakat a levéltömegből, de a keresés funkcióval, sőt a keresési mappákkal kombinálva kiváló rendszerezési lehetőséget biztosít.
Természetesen egy levelet többféle kategóriába is besorolhatunk: kattintsunk a pöttyre a jobb egérgombbal, mire a megszokott menüben megjelenik az összes rendelkezésünkre álló kategória.
Elő a mezővel!
Előfordulhat, hogy sem színes, sem üres pöttyöt nem látunk a levelek mellett. Ez azt jelenti, hogy valaki hozzányúlt az Outlook 2007 alapértelmezett nézetéhez, amelynek természetesen része a Kategória oszlop is. Legegyszerűbben a Nézet menü Jelenlegi nézet –> Jelenlegi nézet testreszabása funkcióval hozhatjuk vissza: kattintsunk a Mezők gombra, majd a bal oldali listából keressük ki a Kategóriák sort, és vigyük a jobb oldaliba a Hozzáadás gomb segítségével. Az OK-val zárjuk a két panelt, majd vegyük szemügyre leveleink listáját. A mező ugyanis nemcsak a színes pöttyöt, hanem a kategória nevét is tartalmazza, ám így túl sok helyet foglal: húzzuk össze akkorára, hogy csak a pötty látsszon. (Az Outlook nézeteivel 2007. áprilisi számunkban foglalkoztunk részletesen.)
Színek, nevek, billentyűk
Nem csak a jobb egérgombos módszerrel varázsolhatjuk elő a teljes kategórialistát. Ugyanez elérhető az Outlook eszközsávjáról is, a piros-sárga-zöld-kék színeket mutató ikonra kattintva, amely ebben az esetben nem az Office termékek logóját, hanem a kategóriák pöttyeit szimbolizálja. A lista vége felé azonban találunk egy Kategóriák... menüpontot, amely a szerkesztőpanelt hozza elő. Használata nagyon egyszerű, balra láthatók már meglévő kategóriáink, amelyeket akár csoportokban is tudunk törölni, ha éppen erre támad kedvünk: csak ki kell pipálni azokat, amelyekre már nincs szükség, majd rákattintani a jobbra levő Törlés gombra. Fontosabb azonban, hogy bármelyiket átnevezhetjük – nemcsak azokat, amelyeket mi hoztunk létre, hanem az előre definiáltakat is –, illetve természetesen készíthetünk újakat, vagy a már meglévőknek új színt adhatunk. Összesen 25 szín közül lehet választani, sajnos az Outlook egyelőre nem teszi lehetővé, hogy saját színárnyalatot keverjünk ki. Még egy érdekes lehetőség: a kategóriákhoz billentyűparancsokat rendelhetünk, ami természetesen azt jelenti, hogy ezt gyorsbillentyűként használva tudjuk az egyes leveleken ki-be kapcsolni az adott kategóriát. Azt azonban, hogy melyik kategóriába soroljuk a leveleket, ha a bal egérgombbal kattintunk az üres pöttyre, nem itt, hanem egy külön funkcióval állíthatjuk be, amely a korábban említett, jobb gombos menüben Egyszerű besorolás beállítása néven található.
Kéz a kézben
Nagyjából ennyi, amit a kategóriák szerkesztéséről tudni kell, nézzük, hogyan állíthatjuk őket csatasorba, hogy segítségünkre legyenek! Példánk legyen egy webáruház, amelyben a megrendelésekről küldött visszaigazolások e-mailben megérkeznek az áruház dolgozóihoz is. Tételezzük fel, hogy az áruház az egyik termékre akciót hirdet, ezért a napi megrendelések között ebből elég sok van. Azt szeretnénk megoldani, hogy ne kelljen végigmenni az összes levélen ahhoz, hogy kiderüljön, melyikben mit rendeltek, hanem rögtön látszódjon, ha az adott megrendelés az akciós terméket takarja.
Létrehozunk egy szabályt, amely a megadott feltételnek megfelelő leveleket egy kiválasztott kategóriába sorolja, és átteszi egy megadott mappába
Mi sem egyszerűbb: létrehozunk egy új kategóriát (vagy felhasználjuk valamelyik előre definiáltat) mondjuk Akció! néven, majd létrehozunk egy szabályt, amely a következőket teszi:
- 1. Megvizsgálja, hogy a webáruház e-mail címéről jött-e a beérkező levél, és azt, hogy az megrendelés visszaigazolása-e. (Ez a levél tárgyából viszonylag egyszerűen kideríthető.)
- 2. Megvizsgálja, hogy a levélszövegben szerepel-e az akciós termék pontos neve.
- 3. Ha a feltételek teljesültek, akkor a levelet besorolja az Akció! kategóriába, és mellesleg áthelyezi abba a mappába, amelyben a megrendeléseket gyűjtjük.
Ha ezután vetünk egy pillantást a megrendeléseket gyűjtő mappára, első látásra meg tudjuk állapítani, hogy a beérkezett megrendelések közül melyik rejt akciós terméket: hiszen ott van mellettük az Akciós! kategóriát jelző színes pötty!
Ez pedig a végeredmény: ránézésre meg tudjuk mondani, hogy a rendelések közül melyik tartalmazza az akciós terméket
A példa jól szemlélteti, hogy a kategóriák remekül használhatók együtt az Outlook levélkezelési szabályaival. Sőt: a megfelelően összerakott szabályokkal megspórolhatjuk a címkézés – esetünkben a kategorizálás – kényelmetlen, kézzel végzett műveletének jó részét. Ha pedig több olyan szabályt is használunk, amelyek a leveleinket pakolgatják különböző mappákba, kategóriák hozzárendelésével kiszűrhetjük, ha valamelyik hibásan dolgozik.
Keresés, keresőmappák
Ám ez mind semmi ahhoz képest, amekkora segítségünkre lehetnek a színes pöttyök több ezer levélből álló archívumunk rendszerezésében, vagy bizonyos levelek megtalálásában és kezelésében! Jelöljünk ki egy olyan levelet az Outlookban, amely hozzá van rendelve valamelyik kategóriához, és kattintsunk a színes pöttyre a jobb egérgombbal. A menü tetején látni fogunk egy olyan menüpontot, amely az adott kategória alapján keresési mappát hoz létre. Az előző példánál maradva, tételezzük fel, hogy az összes akciós megrendelést szeretnénk egyben látni. Módosíthatnánk a szabályt, hogy egy külön mappába helyezze ezeket a leveleket, vagy akár kézzel is kiválogathatnánk őket a színes pöttyök alapján. Ez azonban teljesen felesleges munka volna! Egyszerűen a fenti menüpont kiválasztásával hozzuk létre a keresési mappát, és így bármikor egyetlen kattintással lekérhetjük az abba a kategóriába tartozó valamennyi levelet. Egyszerű és nagyon hatékony megoldás.
Természetesen az általános keresőfunkcióval is remekül együttműködnek a kategóriák. A legegyszerűbb, ha a levéllista felett látható új keresőmezőbe beírjuk a kategória nevét: az Outlook nemcsak azokat a leveleket fogja előhalászni, amelyek tartalmazzák az adott szót, hanem azokat is, amelyek az azonos nevű kategóriába tartoznak. Amennyiben kizárólag a kategóriákra akarunk keresni, nyissuk le az összetett keresés paneljét a dupla lefelé mutató nyílra kattintva a keresési sáv jobb szélén, majd a Feltétel hozzáadása listából válasszuk ki a Kategória mezőt, amely így a panel állandó tagjává válik. A keresés során legördülő listából választhatjuk ki, hogy mely kategóriákra vagyunk kíváncsiak.
A kategóriákból készített keresési mappákkal egyetlen gombnyomásra összegyűjthetjük az adott kategóriába tartozó összes elemet
Sürgető zászlók
Az e-mailek melletti zászlóra kattintva tehát rögtön ütemezhetjük, hogy az ahhoz tartozó feladatot mikorra kell elvégezni (Ma, Holnap, E héten, Következő héten). Természetesen megadhatunk egyéni időpontot is, vagy felvehetjük a feladatot határozatlan időre (Nincs dátum), illetve az elvégzett feladatokat kipipálhatjuk.
Az igazi újdonságot az Outlook jobb szélén húzódó Teendők sáv jelenti (a korábbi cikkekben volt már róla szó), és ez az, ami a napi munkában nagyjából tökéletesen kiváltja a régi Feladatok funkciót. Felül az aktuális hónapot, a mostanában esedékes eseményeket és találkozókat látjuk, míg alul könyörtelenül emlékeztet a sorban álló feladatainkra, mégpedig azok ütemezésének megfelelően csoportosítva, piros színnel kiemelve, amelyeknek már lejárt a határidejük. A lista felett látható mezőben új feladatokat is felvehetünk, amelyek aznapi teljesítéssel kerülnek be dolgaink közé, ahol dupla kattintással megnyithatók és átütemezhetők. Amennyiben az adott feladat egy levél mellé tett pipával került be a listába, maga a levél nyílik meg a dupla kattintásra. Ilyenkor az Üzenet szalag jobb szélén látható Elintézendő listából választhatjuk ki, hogy pontosan mikorra is szeretnénk készen lenni az adott feladattal.
Feladatainktól akkor sem szabadulunk meg, ha átlépünk az Outlook naptárnézetébe, ugyanis azok ott sorakoznak a naptárban az egyes napok alatt a határidejüknek megfelelően. Sőt, nemcsak megjelennek, de a Teendők sávhoz hasonlóan megnyithatjuk, átütemezhetjük vagy késszé nyilváníthatjuk, mi több, akár kategorizálhatjuk is őket.
Magát a Feladatok funkciót összes eddigi és jelenlegi feladatunk átnézésére használhatjuk: különböző nézetek közül választhatunk, amelyek más-más formában mutatják meg a feladatok fontosabb adatait – némelyikük egészen különleges. Kisirodai környezetben, ahol az Outlookot Exchange-kiszolgáló támogatja, egy vezető beosztású dolgozónak valószínűleg ez a megvalósult álom: tökéletesen áttekinthető, hogy kinek mi a dolga, és mikorra kell elkészülni vele. További érdekesség, hogy ez a funkció külön kezeli a levélhez csatolt és a valóban feladatként létrehozott teendőket: előbbieket a Feladatlista, utóbbit a Feladatok nézetben hívhatjuk elő.
Vissza a naptárhoz!
S ha már úgyis bekukkantottunk a naptárba, ne feledkezzünk meg arról, hogy itt is komoly változások történtek a 2007-es változat megjelenésekor. Hasznos újítás például az, hogy sokkal jobban kezelhetők együtt a különböző adatállományokban levő naptárak. Ha például külön PST-állományt használunk a munkahelyi levelek, teendők, események, találkozók kezelésére, és külön az otthoniakra, akkor azokat egy Outlookban megnyitva a naptárak remekül egymás mellé helyezhetők, és együtt kezelhetők. A rendelkezésünkre álló naptárak a képernyő bal oldalán a Saját naptárak listán láthatók, és a jelölőnégyzetet kipipálva kapcsolhatók be. (Akár 30 naptárat is egymás mellé tehetünk ezzel a módszerrel – nem mintha volna akkora monitor, amelyen ezt meg is lehet jeleníteni.)
Az Outlook 2007 naptárnézete két egymás mellé helyezett naptárral, alul pedig a már elvégzett feladatokkal
Szintén újdonság, hogy a naptárakat egymásra is „fektethetjük”, úgynevezett átfedő megjelenítéssel. Kattintsunk rá a fenti naptárlistán bármelyikre a jobb egérgombbal, és válasszuk ki a menüből a Megtekintés átfedő megjelenítéssel lehetőséget. Ilyenkor az egyes naptárak külön füleken érhetők el, az éppen kijelöltben levő események, találkozók normálisan, a többieké halványabban látszanak. Visszaváltani hasonló módon lehet.
Az előző két naptár átfedéssel egymás felett; felül a fülekkel választhatunk közülük
Ha volt valami, amit az otthoni és kisirodai felhasználók nagyon irigyelhettek a nagyobb cégek Exchange-kiszolgálóval támogatott Outlookjából, az a különböző személyek naptárainak egymás közötti megosztása, illetve a közös naptárhasználat. A jó hír, hogy az Outlook 2007-ben végre bárkivel megoszthatjuk naptárunkat, és ehhez nincs szükség levelezőszerverre. Sőt rögtön két lehetőség közül választhatunk!
Pillanatkép e-mailben
Az első és némileg egyszerűbb módszer, hogy naptárunk egy pillanatképét küldjük át az illetőnek e-mailben, aki ezt egyrészt kedvére átböngészheti, másrészt külön naptárként felveheti a sajátjai mellé. Kattintsunk a képernyő bal szélén a Naptár küldése e-mailben feliratra. Az Outlook egy új elektronikus levél küldésébe kezd, ám feldob egy extra panelt is, amelyben kiválaszthatjuk, hogy melyik naptárunk melyik dátumtartományát szeretnénk továbbítani, és milyen részletességgel. A Speciális felirat melletti Megjelenítés gombra kattintva további korlátokat szabhatunk, illetve eldönthetjük, hogy az e-mail csak a konkrét eseményeket és találkozókat tartalmazza-e (Eseménylista), vagy napokra lebontva a részletes programunkat (Napi program). Az OK gomb megnyomása után nincs más dolgunk, mint megadni a címzettet, és elküldeni az összeállított levelet. Az illető egy szépen formázott levelet fog kapni, amelyben látja a megadott időszak hónapjait, a napokra pedig hivatkozásként kattinthat, így a listán rögtön odaugorhat. Amennyiben pedig Outlook 2007-et használ, a levélablakban a szalagon talál majd egy A naptár megnyitása gombot, amellyel ezt a pillanatképet külön naptárként felveheti a sajátjai mellé.
Ilyen levelet kap az, akinek e-mailben küldjük el naptárunk egy pillanatképét
Online naptárak
Némiképp bonyolultabb, de több lehetőséget kínál naptárunk megosztása az Office Online közösség tagjaival. Ebben az esetben a Saját naptár közzététele feliratra kell kattintanunk, ám előbb a Saját naptárak listán válasszuk ki azt, amelyiket meg akarjuk osztani.
A naptárat közzétehetjük az Office Online webhelyen keresztül, akár folyamatos frissítéssel is!
A további, kapcsolódó lehetőségeket a listán az adott naptár jobb egérgombos menüjéből érhetjük el. Engedélyt küldeni e-mailben a Naptár mappa megosztása vagy a Közzététel az interneten –> Közzétett naptár megosztása funkcióval tudunk, illetve ugyanebben az almenüben módosíthatjuk a megosztás paramétereit, az engedélyeket, vagy akár meg is szüntethetjük a megosztást. Az engedélyezettek a megérkező e-mailben egy hivatkozásra kattintva tudják felvenni a megosztott mappát a sajátjaik közé – de csak akkor, ha szintén rendelkeznek Live ID-val! Ha azt állítottuk be, hogy az Outlook folyamatosan frissítse az adatokat, akkor így létrehozhatunk egy közös naptárat, amelyet egy kisebb cégnél vagy a családban mindenki közösen használhat.
Nagyon régi, fájó hiányosságot pótolt ezzel a Microsoft.
