A Microsoft OneNote programjával jegyzeteket készíthetünk, meglehetősen nagy szabadságot élvezve a forma és a tartalom terén. Elhelyezhetünk képeket, rajzokat, hivatkozásokat vegyesen. Ezeket a jegyzeteket azonban nemcsak saját magunk használhatjuk, hanem megoszthatjuk munkatársainkkal, ismerőseinkkel. A hagyományos e-mail-küldés funkción túl hatékony csoportmunkára is lehetőségünk van, így az információk, ötletek szabadon áramolhatnak, és bárhonnan elérhetők lehetnek.
Megosztott jegyzet létrehozása
Új dokumentum létrehozása során az állomány nevén túl meg kell határoznunk, hogy hová szeretnénk menteni jegyzetünket. Ez megtehetjük egy hálózati helyre vagy egy webes szolgáltatásra is, attól függően, hogy a későbbiekben kikkel szeretnénk megosztani a jegyzeteinket. A webes elhelyezést (Office 365, SharePoint Online, SkyDrive) többféle microsoftos szolgáltatáson keresztül is megoldhatjuk. A belső hálózati elhelyezéshez pedig létre kell hoznunk egy elérhető mappát a vállalati hálózaton. Természetesen utóbbi esetben arra feltétlenül figyeljünk, hogy a hálózat azon pontjához minden érintettnek adjunk hozzáférési jogot.
Több lehetőségünk is van a megosztásra . Egyrészt elhelyezhetjük állományunkat egy közös ponton – értsd tárhelyen. Ekkor a létrehozó saját maga bárhol hozzáférhet a jegyzetéhez, azonban másoknak nincs betekintési vagy módosítási joguk. Leginkább a sokat utazóknak lehet ez megfelelő megoldás, ha bárhonnan szeretnék elérni állományaikat, és nem akarják azt egy helyhez kötött gépen tárolni. Második megoldás a közös ponton elhelyezett jegyzet szabad megosztással. Ekkor a jegyzet mindenkinek hozzáférhető lesz, aki az adott hálózati ponthoz hozzáfér. Fordítva pedig, akinek adunk hozzáférést a jegyzethez, de nincs hálózati engedélye a megosztási ponthoz, nem fogja látni a jegyzetet. Az adott fájlt megnyitva, felváltva dolgozhatunk rajta.
Csoportmunka
Minden meghívott láthatja a közös ponton elhelyezett jegyzetet és folyamatosan módosíthatja is. Ezek a módosítások automatikusan frissülnek a többi engedélyezett személy jegyzetoldalán akkor is, ha a OneNote klienst vagy a webes felületet használja a megnyitáshoz. A betekintés és a módosítások elvégezhetők mobileszközökről is. Amennyiben offline üzemmódban dolgozunk, a jegyzeten végzett módosítások az első fölkapcsolódáskor frissülnek mindenki számára. A fájlok szerkesztés közben nincsenek zárolva a többi felhasználónak, így mindenki egyszerre használhatja, módosíthatja a fájlok tartalmát.
Az egyidejű, közös munkát számos beépített funkció támogatja. A megosztás fülön lévő ikonokkal megjeleníthetjük a módosításokat időrendben, különböző időbeni szakaszokra tagolva a mai naptól hat hónapos időtartamig. Mások megjegyzéseit megjelölhetjük olvasottként, vagy kiemelhetjük a még nem olvasott megjegyzéseket. Megjeleníthetjük vagy törölhetjük az előzményeket, megtekinthetjük a törölt elemeket. A szerző szerinti kereséssel megtekinthetjük a csoport egyes tagjainak módosításait.
Megosztott jegyzeteinket használhatjuk például közös ötleteléshez vagy virtuális hirdetőtáblának. Egy tárgyaláson vagy megbeszélésen készített jegyzet azonnal hozzáférhető a többi kolléga számára is, abban az esetben is, ha más-más városokban vannak. A felhasználási lehetőségek széles körűek, mindenki megtalálhatja a számára megfelelő módot a redmondiak jegyzetelő szoftverének teljesebb használatára.
