Nitrót az Office-ba!

 

A szoftverfelhasználók vágyálma, hogy amikor megjelenik egy új programváltozat, abban a minutumban - na jó, mondjuk egy-két hónapon belül - továbbfejlesszünk rá. Ez a felhasználói túlbuzgóság azonban a legtöbb esetben teljesen indokolatlan: az évek óta használt, megszokott régi verziókban általában még rengeteg szufla van. Most induló minisorozatunkban nagyító alá vesszük a legnépszerűbb programokat, és bemutatjuk, milyen trükkökkel, illetve ingyenes vagy nagyon olcsó letöltésekkel fokozhatjuk a munkaképességüket. A sort a Microsoft Office csomag alkalmazásaival kezdjük.

 

Microsoft Word 2003

Mindannyiunk közös otthona a Word, amely azonban nem valami kényelmes hajlék: padlója recseg, mennyezete beázik, az ajtók, ablakok résein ki-be jár a szél. Egyszóval ráfér egy kis renoválás.

 

Gyorsítsuk fel!

Az ember nehezen tudja elhessegetni a gyanút, hogy a Microsoft szándékosan lassította le kedvenc munkaalkalmazását. Ha virgoncabbá szeretnénk tenni a programot, kattintsunk az Eszközök -> Beállítások parancsra, és hajtsunk végre néhány módosítást. Először is a Megjelenítés lapon állítsuk kijelöletlenre az Animált szövegek választónégyzetet. Ha Normál nézetben használjuk a programot, jelöljük be a Sortörés ablakhoz választónégyzetet. Az Általános lapon állítsuk kijelöletlenre az Animált visszajelzés adott műveletnél választónégyzetet. Sok dokumentummal dolgozva a legutóbb használt állományok listáját növeljük a lehető legnagyobb értékre, 9-re. Ha egyszerű alakzatokat használunk, állítsuk kijelöletlenre a Vászon automatikus létrehozása alakzatok beillesztésénél választónégyzetet. A Helyesírás lapon kapcsoljuk ki a Helyesírás-ellenőrzés beíráskor és Nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor lehetőséget. Ezt követően a Nyomtatás lapon vegyük ki a pipát a Nyomtatás a háttérben választónégyzetből: a legtöbb nyomtató és hálózati eszköz úgyis elég gyorsan elvégzi a nyomtatási feladatokat. Végül módosításaink életbe léptetéséhez kattintsunk az OK gombra.

 

Ha a Word még mindig csak vánszorog, kapcsoljuk ki a többi automatikus szolgáltatást. Az Eszközök menüből válasszuk ki az Automatikus javítási beállítások parancsot, és az AutoFormázás beíráskor lapon állítsuk kijelöletlenre az Alkalmazás beíráskor, illetve Beíráskor automatikusan rovat összes választónégyzetét.

 

Halott dokumentumok életre keltése
Összeomláskor a program az éppen munka alatt lévő dokumentumunkat is magával rántja, de újraindításkor az automatikus helyreállító szolgáltatás többnyire felkínál a pótlására egy dokumentumot. Ha felkínálja, válasszuk ki az állományt, és mentsük el új fájlnév alatt. Ha nem, az Intéző segítségével készítsünk másolatot a sérült állományról, aztán indítsuk el a Wordöt, és nyissuk meg az eredeti sérült dokumentumot, de úgy, hogy rákattintunk a Megnyitás gomb szélén lévő nyílra, és a lenyíló listából kiválasztjuk a Megnyitás és javítás parancsot. A Word megpróbálja kijavítani az állományt. Ez sem hoz megoldást? Ha úgy állítottuk be a Wordöt, hogy automatikusan készítsen mentéseket, keressük meg fájlunkat .wbk kiterjesztés alatt; az adatok túlnyomó része ott lesz benne. Végső megoldásként pedig nyissuk meg a sérült dokumentumot a WordPadben, és próbáljuk összegereblyézni belőle, amit lehet.

 

Szuperkeresés

A gyors, hatékony keresés titka, hogy a dokumentum tele legyen metaadatokkal - olyan informatív kulcsszavakkal, amelyekre a Word rá tud keresni. Először is azt kell beállítanunk, hogy a Word felajánlja az Adatlap párbeszédpanelt. Az Eszközök -> Beállítások kiválasztása után menjünk a Mentés lapra, és jelöljük be az Adatlap kitöltését felajánlja választónégyzetet. Ez azt fogja eredményezni, hogy amikor elmentünk egy új dokumentumot, megjelenik az Adatlap panel, amelybe fontos adatokat rögzíthetünk. (Meglévő dokumentumoknál úgy írhatunk be ilyen adatokat, hogy a Fájl menüből kiválasztjuk az Adatlap parancsot.)

 

Az Adatlap oldalon a Cím, Tárgy, Szerző, Keresőszó rovatokba írjuk be a legfontosabb információkat (keresőszónak például olyant vihetünk be, hogy „átalakítás", „2007-es célok" stb.). Ha ezt keveselljük, kattintsunk az Egyéni fülre, és írjuk be a kiegészítő jellemzőket. Egyéni mezőket is létrehozhatunk: a Név rovatba írjunk be egy nevet, válasszunk típust, adjunk meg egy értéket, és kattintsunk a Hozzáadás gombra.

 

Ha rá akarunk keresni egy dokumentumra, válasszuk ki a Fájl -> Fájl keresése parancsot. Az Egyéb keresési beállítások rész Keresés helye rovatában válasszunk meghajtót vagy mappákat, fájltípusokat, és így tovább, végül az Ugrás gombra kattintva indítsuk el a keresést.

 

Lezárt szövegek

A Word meglehetősen erős biztonsági szolgáltatásokat kínál a dokumentumok védelmére. Válasszuk ki az Eszközök -> Beállítások parancsot, majd menjünk a Biztonság lapra. A jogosulatlan hozzáférések megelőzésére a Jelszó a módosításhoz rovatba írjunk be egy jelszót; a nem kívánt olvasgatások megelőzésére pedig a Jelszó a megnyitáshoz részbe gépeljünk be valamilyen jelszót. A szerkesztési lehetőségek ésszerű szabályozásához kattintsunk a Dokumentumok védelme gombra, majd állítsuk be a formázási és módosítási korlátozásokat.

 

A Word Eszközök menüjének egyik régi, jól bevált eszköze a kalkulátorként alkalmazható Számolás parancs. Használata egyszerű: jelöljük ki a számokat, és a Word egyetlen kattintásunkra elvégzi az összeadást, kivonást stb. A program még olyan kifejezésekkel is elboldogul, hogy például (5+5)*(3+3). A + leütésére az eredmény beszúródik dokumentumunkba. A Word 2003 Eszközök menüjében azonban hiába keressük a parancsot: bár az eszköz nem tűnt el, jól elrejtették. Előbányászásához válasszuk ki az Eszközök -> Testreszabás parancsokat, menjünk a Parancsok lapra, kattintsunk a bal oldali listán az Eszközök soron, a jobb oldalon keressük meg a Számolás parancsot, és húzzuk át egy Word-eszköztárba. Használni úgy tudjuk, hogy kijelöljük a számokat a dokumentumban, és rákattintunk az új Számolás gombra. Az eredmény a Word-ablak bal alsó sarkában lévő státussorban jelenik meg.

 

Összekapcsolt dokumentumok

Hivatalos anyagainkat, üzleti beszámolóinkat stb. Excel-táblázatokra, logókra vagy akár más Word-dokumentumok részeire irányuló hivatkozásokkal is kiegészíthetjük. De ha a dokumentumot átmásoljuk noteszgépünkre, és elutazunk vele mondjuk egy tárgyalásra, a dokumentumhoz csatolt részek elvesznek.

 

Be is ágyazhatjuk a kiegészítéseket a dokumentumba, akkor viszont nem frissülnek automatikusan. Íme, a megoldás: amikor beszúrunk egy grafikát, válasszuk ki a Beszúrás -> Kép -> Fájlból parancsokat, jelöljük ki az állományt, kattintsunk a Beszúrás gomb jobb sarkában lévő kis nyílra, és válasszuk ki a Beszúrás és csatolás parancsot. A Word ekkor úgy jár el, hogy eltárolja a kép egy példányát arra az esetre, ha a csatolt állomány nem lenne hozzáférhető, és azonnal frissíti, amikor a fájl ismét elérhetővé válik.

 

Állományok és más objektumok esetében a csatolásokat le is választhatjuk, de azt is megtehetjük, hogy magunkkal visszük az összes állományt. Előbbi esetben adjuk ki a Szerkesztés -> Csatolások parancsokat, jelöljük ki az összes csatolást, kattintsunk a Frissítés gombra, majd a Leválasztás parancsra. Ha pedig a fájlokat magunkkal akarjuk vinni, a Csatolások párbeszédpanel segítségével ellenőrizzük, melyekre van szükségünk, és másoljuk át egy mappába számítógépünkön. A Csatolások párbeszédpanelben a Forrásváltás gombra kattintva változtathatjuk meg az egyes forrásállományok helyét. Az ingyenes Word Hyperlink Checkerrel pedig megkereshetjük és ellenőrizhetjük a hivatkozásokat.

 

 

 

Microsoft Excel 2003
Az Excel a világ legnépszerűbb táblázatkezelője, amelyet a nagyvállalati adatkezeléstől a focieredmények nyilvántartásáig elképesztően sokfajta célra használnak. Sajnos azonban a program leghatékonyabb eszközeinek egy része jól el van ásva, némelyik eszköz pedig egy kis külső szoftveres segítségre szorul. A soron következő tippek és letöltési ötletek segítségével felpörgethetjük, és még hatékonyabb munkára foghatjuk az Excelt.

 

Gyors adatbevitel

Minek vacakolnánk azzal, hogy kézzel gépelünk be egy adatsorozatot, amikor van egy gyorsabb adatbeviteli technika is, az Excel kitöltőeszköze? Az Excel automatikusan képes generálni sokfajta numerikus és szöveges sorozatot. Írjuk be például az egyik cellába, hogy január, jelöljük ki, vigyük a kurzort a rubrika bal alsó sarkában lévő fekete kockára, húzzuk jobbra vagy lefelé, és a megcélzott cellákba automatikusan beíródik a február, március stb.

 

Vagy írjunk be egy másik sorozatot - mondjuk azt, hogy 5, 10 - két egymás melletti cellába (legalább két érték kell a technika használatához), válasszuk ki a cellákat, és húzzuk a kis fekete fogantyút jobbra vagy lefelé - és az Excel beírja helyettünk, hogy 10, 15, 20 stb. Ha át akarjuk másolni a sorozatokat, húzás közben nyomjuk le a billentyűt.

 

Automatikus összegzés

Egyik kedvenc Excel 2003-szolgáltatásunk a program adatlistája, amely a sorok és oszlopok halmazát úgy kezeli, mintha adatbázis-táblázatok volnának. Ez lehetővé teszi a program számára, hogy automatikusan összegezzen oszlopokat, és a szolgáltatás arra is lehetőséget ad, hogy szabályozzuk az összegzőműveletet. Ha például az oszlopokban vásárlóink azonosítóját tároljuk, a sorokban pedig megrendeléseiket, adatlistát készíthetünk oly módon, hogy egy munkalapon beírjuk a rovatfejeket, kijelöljük a fejeket tartalmazó cellákat, majd kiválasztjuk az Adatok -> Lista -> Lista létrehozása parancsokat, bejelöljük a Lista rovatfejekkel választónégyzetet, és rákattintunk az OK gombra. Ekkor egy új adatlista jelenik meg, kiegészítve egy adatbeviteli sorral. Ha most egy összegző sort szeretnénk illeszteni a táblázat végére, elég kiválasztani az Adatok -> Lista -> Összegsor parancsokat. Ha pedig az Összeg művelet helyett, amelyet az összegző sor alapértelmezésben a cellákra alkalmaz, valamilyen már operációt szeretnénk, kattintsunk a cellára. Ekkor egy lefelé mutató kis nyíl jelenik meg: kattintsunk erre, és a lenyíló listáról válasszunk másik műveletet (Átlag, Maximum, Minimum, Szórás stb.).

 

Kiterjesztett tartományok
Az Excel lehetővé teszi, hogy elnevezett tartományokat használjunk, így képleteinket érthetőbbé tehetjük. Például a „=SZUM (C2:C5)"-öt helyettesíthetjük mondjuk azzal, hogy „=SZUM (Jutalom)". Bár az Excel elnevezett tartományai általában statikus cellatartományok, dinamikus tartományokat is létrehozhatunk, amelyek kibővülnek, amint új adatot viszünk be. Egy tartomány átnevezéséhez és dinamikussá tételéhez jegyezzük meg a munkalap nevét (legyen mondjuk Jutalom) és az első olyan adatcella címét, amely nem rovatfej (ez pedig legyen mondjuk $C$2). Kattintsunk a Beszúrás -> Név -> Név megadása parancsokon, a Munkafüzetben lévő nevek rovatba írjuk be a munkalap nevét, a Hivatkozás rovatba pedig szóközök nélkül írjuk be, hogy =OFFSET(Jutalom!C$2,0,0,COUNTA(Jutalom!$C:$C)), majd üssük le az billentyűt az elnevezett tartomány létrehozásához. A képlet definiálja a tartományt, kiszámítja a C oszlopban lévő nem üres cellák számát, és a tartományt kiterjeszti erre az értékre.

 

Célérték keresése
Tegyük fel, hogy főnökünk a következő utasítással fordul hozzánk: számítsuk ki, mennyivel kéne csökkenteni a bérköltségeket, hogy ne haladják meg az összes kiadások húsz százalékát. Hagyjuk a fejfájás-csillapítót, és inkább bízzuk a munkát az Excel Célértékkeresés eszközére. Nyissuk meg a vonatkozó munkalapot, jelöljük ki a cellát, amely a bérköltséget tartalmazza, majd válasszuk ki az Eszközök -> Célértékkeresés parancsot. A Célérték rovatba írjuk be a megcélzott értéket, és a Módosuló cella rovatban adjuk meg annak a cellának a címét, amelyet módosítani akarunk, végül üssük le az billentyűt. Ha létezik megoldás, a Célérték keresése megjeleníti az eredményt. Ha nem, közli, hogy nincs megoldás.

 

Az Excel prezentál

Nem kell minden egyes dia elkészítéséhez beindítani a PowerPointot, az Excel Nézet funkciója is takaros adatmegjelenítésre képes. Ha van egy táblázatunk öt cellával, amely mondjuk a részleg kiadásait tartalmazza, egyszerűen jelöljük ki őket, majd válasszuk ki a Nézet -> Nagyítás parancsot. A megjelenő párbeszédpanelben jelöljük be a Kijelölésnyi jelölőgombot, és kattintsunk az OK gombra. A nézet elmentéséhez válasszuk ki a Nézet -> Egyéni nézetek parancsot, kattintsunk a Hozzáadás gombra, adjunk nevet a nézetnek, majd üssük le az billentyűt.

 

A nézet behívásához válasszuk ki a Nézet -> Egyéni nézetek parancsot, majd kattintsunk a Megjelenítés gombra.

 

Visszatartott forrásadatok

A kis- és nagyvállalatok egyaránt előszeretettel használják fontos adataik összegzésére a pivottáblákat. Ezek azonban sokszor olyan bizalmas adatokat is tartalmaznak, amelyeket nem tanácsos megosztani kívülállókkal. Az egyik lehetséges megoldás az, hogy elválasztjuk a pivottáblát a forrásadatoktól. A képernyő alján a jobb egérgombbal kattintsunk a pivottábla fülén, és válasszuk ki a Másolás vagy áthelyezés parancsot. A Melyik munkafüzet lenyíló listáján kattintsunk az (új munkafüzet) sorra, majd az OK gombra. Az Excel egy új munkafüzetbe viszi át a lapot. Az új munkafüzetnek adjunk egy új nevet (amely eltér az eredetiétől), és mentsük el. Most már a forrásadatok nélkül tudjuk megosztani a pivottáblát tartalmazó munkafüzetet.

 

 

Microsoft PowerPoint 2003

A Google egyik főmuftija, Peter Norvig egyszer azt mondta, hogy a PowerPoint olyan, mintha egy megtöltött AK-47-est nyomnának az emberek kezébe - nagyon, nagyon rossz dolgokat lehet vele művelni! Van ebben egy kis túlzás, de az nem vitás, hogy a program használatához elkél egy kis segítség. Íme, néhány ötlet tőlünk:

 

Merjünk kicsik lenni!

A PowerPoint felhasználói hamar megtanulják, hogy a bemutatófájlok villámgyorsan hatalmasra tudnak nőni. Az egyik lehetőség a fogyókúrára, hogy kikapcsoljuk a Gyorsmentés engedélyezett lehetőséget (az Eszközök -> Beállítások kiválasztása után menjünk a Mentés lapra). Egy másik „diétás" ötlet: ahelyett, hogy az Intézőből áthúznánk a fotókat, hangokat és más állományokat a diákra (és így egy beágyazott OLE-kiszolgálót hoznánk létre, fölösleges vízfejjel terhelve az állományt), használjuk inkább a PowerPoint Beszúrás menüjét.

 

Végül a képeknél ne alkalmazzunk nagyobb felbontást, mint amit a projektor meg tud jeleníteni. Ha például XGA-projektort használunk, egy olyan kép, amely a dia egynegyedét foglalja el, ne haladja meg a 256×192 pixelt, a teljes diát kitöltő kép pedig az 1024×768 pixelt.

 

Bemutatók a Wordből

Hatékonyabban készíthetünk bemutatót, ha nem egyből a PowerPointban esünk neki az anyagnak, hanem előtte felépítjük (legalább vázlatosan) a Wordben. Mi ebben a trükk? Az, hogy csupán a lehető legszükségesebb stílusokat alkalmazzuk a szövegre, majd válasszuk ki a Fájl -> Küldés -> Microsoft Office PowerPoint parancsokat. Minden olyan szöveg, amelyet a Wordben Címsor 1-gyel formáztunk meg, a PowerPointban címmé alakul; a Címsor 2-vel megcímkézett szövegek elsődleges felsorolássá, a Címsor 3-mal formázottak másodlagossá, és így tovább. (A Wordben legegyszerűbben a Formátum -> Stílusok és formázás kiválasztása után megnyíló munkaablakból tudunk stílusokat alkalmazni a szövegre, de dolgozhatunk a Formázás eszköztár lenyíló stíluslistájából is, vagy használhatjuk azt a megoldást, hogy átkapcsolunk Vázlat nézetbe, és előléptetjük/lefokozzuk a szöveget.)

 

Megjegyzés: A Normál stílussal megformázott szövegeket a Küldés parancs nem viszi át, és ugyanez érvényes a Word-dokumentum többi objektumára, a táblázatokra, diagramokra, grafikákra. Ezek mozgatásához a Szerkesztés -> Másolás vagy Szerkesztés -> Irányított beillesztés parancsot kell használnunk.

 

Mindent látni akarok!

A PowerPoint Több objektum kijelölése eszköze rendkívül jól jön, ha olyan objektumokra kell kattintanunk a dián, amelyeket mások eltakarnak. Azért, hogy az eszköz mindig kéznél legyen, az Eszközök -> Testreszabás kiválasztása után menjünk a Parancsok lapra, a bal oldalon kattintsunk a Rajz kategóriára, jobboldalt keressük meg a Több objektum kijelölését, és húzzuk rá valamelyik eszköztárra. Végül a Bezárás gombbal csukjuk be a párbeszédpanelt.

 

Rákattintva a Több objektum kijelölése ikonra, egy párbeszédpanel jelenik meg, amelyik felsorolja a dián lévő összes objektumot. Kattintsunk azoknak a választónégyzetére, amelyeket ki akarunk jelölni, majd az OK gombra.

 

Legközelebb pedig, amikor objektumokat adunk a bemutatóhoz, gondolkodjunk előre. Szúrjuk be az objektumot, kattintsunk rá duplán, és a megjelenő párbeszédpanel Web lapján gépeljünk be hozzá valamilyen leírásfélét. Amikor a Több objektum kiválasztása eszközt használjuk, ez a leírás meg fog jelenni az objektum neve után, és segít visszaemlékezni, hogy mi is a szóban forgó képelem.

 

Egyéni diagramok

A PowerPointot számos előre gyártott diagramtípussal szerelte fel a Microsoft, de saját, újrafelhasználható formátumokat is egyszerűen létrehozhatunk. Kattintsunk duplán egy diagramra a bemutatóban, és válasszuk ki a Diagram -> Minták menüparancsokat. Menjünk a Felhasználói típusok lapra, kattintsunk a Felhasználó által készített választógombra, majd a Hozzáadás parancsra, írjuk be az új diagramformátum nevét és leírását, végül az OK gomb lenyomásával bővítsük a felhasználó által készített diagramok listáját az új elemekkel.

 

A felhasználó készítette diagramok azonban nem őrzik meg azokat a változtatásokat, amelyeket a PowerPoint szabványos palettáján végrehajtottunk, és nem mozognak a bemutatókkal és sablonokkal. Ha munkatársainkkal is meg akarjuk osztani egyénileg létrehozott diagramjainkat, keressük meg a GRUSRGAL.GRA állományt (általában a C:\felhasználónév\Application Data\Microsoft\Graph mappában rejtőzik), és küldjük el egy másolatát a munkatársainknak, hogy helyettesítsék vele saját GRUSRGAL.GRA állományukat. De vigyázat, ekkor a saját maguk által barkácsolt diagramok eltűnnek: felülíródnak a mieinkkel.

 

Hatásosabb animáció

A PowerPointban van egy érdekes animációs effektus, amellyel egy képelemnek úgy adhatunk nyomatékot, hogy megnövesztjük, majd visszazsugorítjuk. A két mozgás között azonban nincs késleltetés: ha mondjuk szeretnénk megnövelni egy fotót, majd valamilyen szöveget átúsztatni felette, és csak ezt követően visszazsugorítani, erre nincs módunk.

 

Illetve mégis: úgy, hogy többlépcsős animációt hozunk létre. A jobb oldali egérgombbal kattintsunk a képre, és válaszuk ki az Egyéni animáció menüparancsot. A megjelenő munkaablakban aktiváljuk a Hatás hozzáadása gombot, válasszuk ki a Kiemelés -> Megnövesztés parancsokat, és a Méret rovatban állítsunk be 150 százalékot. Ez másfélszeresére fogja felhizlalni a képet. Most készítsük el a szöveg animációját. Végül válasszuk ki újból a képet, kattintsunk a Kiemelés -> Megnövesztés parancsokra, a Méret rovatban állítsunk be 66,7 százalékot, és üssük le az billentyűt. Ez fogja elindítani a zsugorítást. Egy bónusztipp: annak kiszámítására, hogy a második lépésben milyen mértékben kell csökkenteni a megnövelt objektumokat, használjuk a következő formulát: (Megcélzott méret százalékban/Növekedés százalékban)×100. Esetünkben: (100/150)×100=66,7.

 

Microsoft Outlook 2003

A telefon után alighanem az Outlook a második legidegesítőbb kommunikációs eszköz a világon. A következő tippek segíthetnek kicsit megrendszabályozni a beérkező és kimenő üzenetek kezelését.

 

Csak a fejléc letöltése

Kevés bosszantóbb dolog van, mint amikor egy hatalmas elektronikus levél hosszadalmas letöltése után kiderül, hogy egy ostoba reklámlevélért dolgoztunk ennyit. Szerencsére az Outlook beállítható oly módon, hogy ránk bízza a döntést, le akarunk-e tölteni egy küldeményt, vagy sem. Válasszuk ki az Eszközök -> Beállítások menüparancsokat, menjünk a Levelezés beállításai lapra, kattintsunk a Küldés/fogadás gombra, válasszuk ki a Minden fiókot, és kattintsunk a Szerkesztés gombra. A megjelenő panel Mappabeállítások részében jelöljük be A teljes elem letöltése mellékletekkel együtt választógombot (valószínűleg be is van jelölve, ugyanis ez a program alapbeállítása), alatta jelöljük be a Csak a fejléc letöltése, ha az elem nagyobb választónégyzetet, és a lenyíló listából válasszunk ki egy értelmes méretkorlátot (az alapbeállítás ötven kilobájt), végül az OK -> Bezárás -> OK műveletsorral zárjuk be az ablakokat. Ettől fogva a megadott mérethatárnál nagyobb küldemények esetében a program csak a fejlécet fogja letölteni.

 

A visszaigazolás-kérés korlátozása

Az Outlook lehetővé teszi, hogy csak bizonyos, általunk meghatározott címzettektől kérjünk visszaigazolást az üzenet kézbesítéséről. A címlista megadásához válasszuk ki az Eszközök -> Szabályok és értesítések parancsokat, és kattintsunk az Új szabály gombra. Jelöljük be a Teljesen új szabály választógombot, és kattintsunk az Üzenetek ellenőrzése elküldés után lehetőségre, majd a Tovább gombra. A megjelenő párbeszédpanelben felül jelöljük be A címzett egy adott személy vagy címlista választónégyzetet, majd alul kattintsunk az Egy adott személy vagy címlista hivatkozásra. Ezt követően jelöljük ki azokat a személyeket, akiknek válaszkéréssel kell levelet kapniuk, kattintsunk az OK -> Tovább gombra, és jelöljük be a Kapjak értesítést, ha megkapták választónégyzetet. Kattintsunk kétszer a Tovább gombra, írjuk be a szabály nevét az 1. Lépés: Szabály nevének megadása rovatba, és a Befejezés -> OK nyugtázással zárjuk le a műveletet.