Tegye fel a kezét, aki ismeri a Microsoft Skydrive szolgáltatását! Biztos vagyunk benne, hogy a felszólításra csak kevés kéz emelkedne a magasba, miközben arra is mérget vennénk, hogy pár évvel később e kicsiny tábor nagyobbra duzzad majd. Utóbbi feltételezésemre az ad okot, hogy a Live 25 gigabájtos tárhelyére (login.live.com – a belépéshez a Messengernél használatos Live ID azonosító szükséges) megérkeztek az Office böngészőben futtatható alkalmazásai, ami kétségkívül jól tesz majd az elfeledett szolgáltatásnak.
Habár az ingyenes Office nem olyan trendi hívószó, mint az ingyen sör, valószínűleg így is sokan felkapják majd a fejüket a megjelenésére. Sőt, mivel az Office 2010 Backstage menüjében külön opció a Skydrive-ra való mentés, idővel mindenki felfigyelhet a webes tárhelyre.
Családban marad
Téved azonban, aki úgy gondolja, hogy innentől nem használ többé MS Office-t, inkább az ingyenes, böngészőben futtatható alkalmazásokkal végzi a munkáját. Természetesen ez is járható út, de valószínűleg kevesen fognak így tenni. Az Office Web Apps ugyanis önmagában meglehetősen kevés. A dokumentumok megtekintésre teljesen alkalmas, míg szerkesztésnél alaposan elmarad a hagyományos társától. Nem véletlenül hangsúlyos elem mindenhol a kliensoldali megnyitás. A Microsoft logikusan nem akarja maga alatt vágni a fát, elvéve a fogyasztóinak kedvét az Office megvásárlásától. Ennek jegyében a webes Office nem más, mint a programcsomag kliensoldali kiterjesztése, amelynek segítségével a felhasználók egyszerűen megoszthatják dokumentumainkat, amiket egy böngészőben bárhonnan elérhetnek később. Ha pedig valami nem stimmel a feltöltött állományban, akkor a Live irodai alkalmazásaival alapvető módosítások is elvégezhetők. Átfogó változtatásokhoz viszont már le kell tölteni az adott dokumentumot a gépünkre, hogy az Office jól ismert programjaival elérjük a célunkat.
Hogy ez mennyire így van, úgy érthetjük meg, ha megnézzük a képességbeli különbségeket a kliensoldali és a webes alkalmazások között. Talán beszédes, hogy e felsorolás során nem azt érdemes nézni, hogy az Office Web Apps mire nem képes, hanem azt, hogy mivel rendelkezik!
Ha a Word esetén a Docs által használt webes szövegszerkesztőből indulunk ki, akkor a szoftverrel másolhatunk, beilleszthetünk, betűtípusokat és bekezdéseket formázhatunk (sorkizárt mód nincs a lehetőségek közt), felsorolást készíthetünk, táblázatot, képet, Clipart ábrát és webes hivatkozást szúrhatunk be, valamint alapszinten a stílusokat is variálhatjuk. Ennyi és nem több az elérhető utasítások száma, ami mellett nagyon sok helyet venne igénybe, ha fel kellene sorolunk a Word 2010 pluszképességit.
Az Excel Web App is hasonlóképpen épül fel, azaz többek között másolhatunk, beilleszthetünk, formázhatunk és képleteket is bevihetünk a felületén, míg feltételes formázásáról, diagramok készítéséről, bonyolultabb utasítások kiadásáról jobb, ha nem is álmodunk. A táblázatkezelőt ellenben megjelenítésben mindennel felvértezték, így képes megmutatni az Excel 2010 újdonságait: a trendvonalakat (Sparklines) és a szeletelőt (Slicer) is.
A fentiek alapján mindenkinek a fantáziájára bízzuk, hogy a böngészőben futtatható alkalmazások mely esetekben lehetnek hasznosak. Azt sajnos nem tanácsolhatjuk nyugodt szívvel, hogy bárki az üzleti folyamatait a webes Excellel, nagy hallgatóság előtt bemutatandó prezentációját a PowerPoint Web App alkalmazásával, illetve üzleti partnerének írt beszámolóját, vagy éppen szakdolgozatát a Word böngészőben futtatható változatával készítse el. Igaz, utóbbi esetén az online Office komoly segítségünkre lehet, hiszen a Skydrive tárhelyére feltöltve, könnyen megoszthatjuk a szakdolgozatunkat, hogy azt a későbbiekben csoporttársaink, illetve tanáraink megtekinthessék és véleményezhessék. Így például egy konzultációra nem kell már hordozható merevlemezen magunkkal cipelni a munkánkat, mivel a megbeszélés során a böngészőből is lekérhetjük azt. Sőt a javasolt módosításokat azonnal érvényesíthetjük a Word Web App felületén.
A lehetőségek tárháza meglehetősen széles, minden bizonnyal mindenki számára produkál majd olyan helyzetet az élet, amikor az Office Web Apps alkalmazása jó megoldást jelenthet. Fontos hangsúlyoznunk, hogy az Office Web Apps alkalmazásaira nem szabad úgy gondolnunk, mint a Google Apps vetélytársára. A Google irodájának a konkurenciája ugyanis az Office irodai programcsomagja, amelynek részei a webes programok. A Microsoft az Office Web Apps megjelenésével a háromképernyős – kliens, böngésző, mobil – megjelenést igyekezett biztosítani, hogy fő vetélytársa ne legyen képes nagyobb szeletet kihasítani az egyébként domináns Office tortájából.
Skydrive-finomságok
A szakdolgozatos témához visszatérve; nem lenne szerencsés, ha bárki ráakadhatna a dokumentumunkra a weben szörfölve. Ez hangsúlyosan igaz a vállalkozások által előállított állományokra, hiszen az ezekben tárolt adatokat a cégek általában szeretik lakat alatt őrizni. Ezt kivédendő a Skydrive felületén finomhangolhatjuk a jogosultságokat, hogy megfelelő védelmet élvezzenek az állományaink. Egyelőre ez csak mappaszinten zajlik; ekkor a feltöltött dokumentum a könyvtárának a jogosultságát örökli. Ezt a mappába belépve a További lehetőségek menüpontnál az Engedélyek szerkesztése alatt érhetjük el.
Itt négy lehetőség közül választhatunk: vagy mindenki számára, vagy csak Messenger-ismerőseinknek (Saját hálózat), illetve azon belül is az egyes kategóriában lévőknek adunk engedélyt a hozzáférésre, esetleg negyedik megoldásként egyenként küldünk meghívókat a megadott e-mail címekre. Ha ezt beállítottuk, akkor feltölthetjük dokumentumainkat az adott könyvtárba (Fájlok felvétele), illetve a Web Apps jelenléte esetén az Új opciónál a böngészőben újakat is kreálhatunk. Ha mégis a feltöltés mellett döntünk, akkor a Skydrive oldalán belül kattintsunk a fájl ikonjára, és válasszunk a beszédes lehetőségek közül: úgymint nézet, szerkesztés, letöltés, törlés, illetve a további lehetőségeken belül áthelyezés, másolás, átnevezés és megosztás. Utóbbi a hagyományos hivatkozás küldése mellett lehetőséget ad a dokumentum weboldalakba való beágyazására is, így az állományainkat látványosan oszthatjuk meg látogatóinkkal.
Előtérben a csoportmunka
A Skydrive szolgáltatásán belül tehát a webes Office csomagjával együttesen adódik lehetőségünk fájlokat feltölteni, létrehozni, megosztani és jogosultságokat kezelni. Ezek után felmerülhet a kérdés, hogy a megoldás alkalmas-e csoportmunkára? Tapasztalataink szerint igen. Bár a Microsoft ingyenes online irodája nem nagyvállalati szintű megoldás, a kis- és közepes vállalkozások számára azonban bizonyos esetekben megfontolandó lehet a használata.
A Skydrive felületén ugyanis az egyes állományok nézeténél a felhasználók megjegyzéseket fűzhetnek a dokumentumokhoz, míg lentebb az információs mezőnél láthatják, hogy a fájlt ki töltötte fel, vagy ki hozta létre, mikor, kivel osztották meg, mekkora méretű, illetve hogy mikor módosították utoljára. Mappaszinten emellett a További lehetőségek alatt kérhetjük le a könyvtár RSS-hírcsatornáját, amelyre feliratkozva a megosztásban résztvevők mindig értesülhetnek arról, ha valami változás történik. Sőt az Office Web Apps alkalmazásain belül a felhasználók minden esetben láthatják a jobb alsó sarokban, hogy éppen hányan szerkesztik az adott dokumentumot, így a megoldás felületén a valós idejű csoportmunka is biztosított.
Office a Facebookon
A Live szolgáltatása egyre népszerűbb a Facebookon is. A Microsoft FUSE műhelyéből ugyanis még a Web Apps érkezése előtt megjelent az online programcsomag hibridje: a Docs. A fejlesztők ez esetben látszólag nem tettek mást, minthogy fogták a webes alkalmazások motorját, s kitették azt egy külső honlapra (ez a docs.com).
Itt a közösségi oldal felhasználói Office dokumentumokat tölthetnek fel, illetve újakat hozhatnak létre, hogy azokat később elérhetővé tegyék facebookos ismerőseiknek. Esetünkben a szerkesztő felületek teljesen megegyeznek a Live-nál megismertnél, a különbség csupán annyi, hogy a Docs képes együttműködni a közösségi oldallal. Ennek az integrációnak köszönhetően például a jogosultságok kezelésénél a Facebook-partnereink töltődnek be képpel és névvel, emellett a hozzáférési jogok kiosztása teljes egészében azonos a partneroldalnál megismerttel. Azaz megtarthatjuk magunknak az állományt, csak a barátainkkal és a kijelölt személyekkel oszthatjuk meg, illetve ha nincs takargatnivalónk, akkor mindenkinek elérhetővé tehetjük az adott fájlt. Ha a széles kör mellett döntünk, akkor ki is rakhatjuk az állományunkat a Facebook-falunkra, így minden egyes hozzászólás (comment) szinkronizálódni fog a két oldal között.
