A Microsoft 2021-ben jelentette be a Loop kollaborációs alkalmazást, ám az egészen sokáig, még több mint két évig a "garázsban maradt". Egészen 2023-ig kellett várni ahhoz, hogy megjelenjen az első olyan publikus verzió, amit már ki is lehetett próbálni; a platform a kezdeteknél még csak az alapfunkciókra koncentrált, ám az azóta eltelt több mint egy év során rengeteg extra szolgáltatás beépítésére került sor, így a Loop egyre szorosabb összefonódást mutatott a vállalat más alkalmazásaival, főleg természetesen az Office csomagban lévő programokkal.
A Loop nem üres térbe érkezett, olyan szereplőkkel kellett már a kezdetektől versenyeznie, mint például a Trello vagy a Notion. Ha ehhez még azt is hozzávesszük, hogy a Loop ráadásul nem is ingyenes, akkor úgy tűnhet, hogy elég nagy hátrányból indul - a gyakorlatban a helyzet mégsem ennyire egyértelmű. Mégpedig azért nem, mert az Office 365 előfizetésben a Loop is benne foglaltatik, így rengeteg vállalkozás és vállalat mégis extra költségek nélkül használhatja. Az pedig - legalábbis a Microsoft reményei szerint - igen nagy versenyelőnyt jelenthet, hogy az Office alkalmazásokban szorosabb integráció kialakítására van lehetőség.
Mindent és mindenkit összehoz
A Loop alapötlete természetesen nem új, a Microsoft ez esetben nem a spanyolviaszt szerette volna feltalálni, a cél inkább az volt, hogy azokat a felhasználókat, akik eleve a cég termékeit használják (Word, Excel, Teams stb.) saját ökoszisztémán belül tartsa. A Loop egy felhőalapú kollaborációs teret biztosít a felhasználók számára, és kellően rugalmas felépítéssel rendelkezik ahhoz, hogy projektmenedzsment feladatokat éppúgy sikerrel kezeljen, mint a teljesen szimpla információmegosztási igényeket. Számos olyan funkciója van, ami más szoftverekkel is kiváltható lenne, de a lényeg az, hogy a feladat összetettségétől függetlenül mindent egy helyen lehet kezelni benne.
A Loop lényege tehát az, hogy összehozza a felhasználókat, hatékony kommunikációs csatornát biztosítson számukra, és menedzselje a dokumentumokat is. Az egyes feladatokhoz kapcsolódóan beszélgetés is indítható, így rögtön mindent meg lehet vitatni, de a Loop külön szekciót tartalmaz a menet közben felmerülő ötletek számára is. Az alapot a munkaterületek jelentik, ezeken belül hozhatjuk létre a lapokat. A Loop rengeteg előre gyártott sablont tartalmaz, amelyek közül mindig a célnak leginkább megfelelőt választhatjuk ki: legyen szó egy értekezlet összefoglalásáról, projekttervezésről, problémamegoldásról, termékspecifikáció leírásáról, a termékhez kapcsolódó "wiki" elkészítéséről, vagy akár a folyamatok szoros nyomon követéséhez egy Scrum-tábla létrehozásáról - mindenre van megoldás. Természetesen az sem probléma, ha egyszerre több vasat tartunk a tűzben; (észszerű keretek között) gyakorlatilag bármennyi munkaterület létrehozható, azokon belül pedig bármennyi lap felvehető.
Felemás alkalmazáskínálat
A Loop alapvetően a felhőben működik - ebben persze semmi meglepő nincsen, hiszen csak így biztosítható, hogy a projektekben, feladatokban résztvevő felhasználók garantáltan a legfrissebb információkkal dolgozhassanak. A lapok tartalma például valós időben frissül, és persze a csatolt dokumentumok is mindig az aktuális állapotot mutatják. Az viszont némileg furcsa, hogy Loop kliens egyelőre Windowsra és macOS-re sincs - a szolgáltatás böngészőből működik. Ez még akkor is igaz, ha nem kézzel nyitjuk meg a weboldalt, hanem a Microsoft Áruházból letöltött "appot" használjuk. Ez utóbbi ugyanis csak egy sima, a címsortól és más kezelőszerveitől megszabadított böngészőablak, aminek persze az az előnye azért megvan, hogy nem kell a Loopot a lapok között keresgélni, valamint így leszúrhatjuk a Tálcára is. (Ilyet egyébként Chrome-mal és Safarival is csinálhatunk, mindkettő képes weboldalból "appot" kreálni.) Androidra és iOS-re viszont van rendes app is.
Kezdeti lépések
A Loop használatához Microsoft-fiókra is szükség van, ha esetleg még nincs ilyenünk, akkor létre kell hozni egyet. A fiókra minden tagnak szüksége van, hiszen ezen keresztül működik a meghívás, a megosztás - vagyis a közös munka. Az első indítást követően, ha szükséges, végigszaladhatunk egy oktatási anyagon, amely megmutatja az alapokat - de ezt át is lehet ugrani. A Loop használata összességében nem fog gondot okozni senkinek, aki használt már bármilyen hasonló programot - aki viszont még teljesen új ezen a területen, annak szüksége lehet némi időre, amíg otthonosan mozog majd a felületen.
A gyors elérést és a navigációt - ahogyan arra korábban már utaltunk - a bal oldali kezelőpanel segíti, amelyről a két felső menüpont segítségével egyetlen kattintással elérhetők az utoljára használt lapok (Legutóbbiak), valamint az Ötletek szekció is. Alul az aktuálisan kiválasztott munkaterület neve olvasható (félkövér kiemeléssel); ide kell kattintani akkor, ha új munkaterületet szeretnénk létrehozni, vagy a meglévők között váltani, illetve ha a munkaterülethez tagokat rendelnénk hozzá.
A munkaterület alatt a hozzá tartozó lapok sorakoznak. Ha új lapot szeretnénk hozzáadni a munkaterülethez, a munkaterület neve melletti, lila körben elhelyezkedő "+" jelre kattintva tehetjük ezt meg. A Sablontárban jelenleg 24 minta található; pár hónapja még kevesebb mint egy tucat volt itt, ami jól mutatja, hogy a Microsoft mennyi energiát fektet abba, hogy minél gyorsabban fejlessze a Loopot.
A sablonok jó kiindulási alapot jelentenek, és persze szerkeszteni is tudjuk azok tartalmát (a számunkra szükségtelen elemek törölhetők például), de igazán akkor tudjuk kihasználni a Loopban rejlő lehetőségeket, ha saját magunk állítjuk össze az igényeinkhez teljesen passzoló lapokat.
Ezt pedig úgy tudjuk megtenni, ha egy üres lapot adunk hozzá a munkaterülethez, és azon helyezzük el azokat az elemeket, amelyekre szükségünk van. Persze a Loop nem egyszemélyes terep, így nemcsak mi magunk, hanem a projekt többi résztvevője is tud módosítani a lapokon. Új elemet a "/" jel megnyomását követően választhatunk, a következőkből:
- táblázat,
- ellenőrző lista,
- lista,
- számozott lista,
- dátum,
- buborék,
- kód,
- tartalomjegyzék,
- elválasztó jel,
- feladatlista,
- szavazótábla,
- állapotkövető,
- kanban tábla,
- csoportos visszatekintés,
- kérdések és válaszok.
Emellett a szöveg formázására is van lehetőség, így könnyen létrehozhatunk fejezeteket, kiemeléseket - sőt még olyan szekciókat is, amiket összecsukhatunk, ha épp nincsen rájuk szükség. A "@" jellel - szokásosan - személyeket szólíthatunk meg, a címkékkel pedig fontos információkat jelölhetünk. A teljes laphoz vagy akár az egyes szekciókhoz is hozzászólhat bárki, a gyors reakciókat pedig emojik segítik.
Fent már említettük, hogy a Microsoft a szorosabb integrációban bízik, amit az Összetevők segítségével biztosít. A lapokon a már meglévő elemek is behelyezhetők Összetevő keretbe, de a dolog fordítva is működik; létrehozhatjuk először a keretet, és aztán állíthatjuk be annak tartalmát. Az Összetevők valójában JavaScript alapú modulok, amiket pár kattintással bármilyen más Microsoft alkalmazásba lehet továbbítani, valamint megosztásukra (pl. e-mail/link) is van lehetőség. Ezt a gyakorlatban úgy kell elképzelni, hogy ha például létrehozunk egy listát a teendőkkel a Loop keretein belül, akkor azt megoszthatjuk Teamsben; ha egy csoporttag elvégzi valamelyik, a listán szereplő teendőt, és azt megjelöli Teamsben, akkor ez az információ mindenhol frissül, azaz a "pipa" azonnal megjelenik a Loopban is. Tartalmat megoszthatunk csak olvasásra vagy akár szerkesztésre is, és lejárati időpont is megadható. Az Összetevők további előnye, hogy mozgathatók, így az oldalak gyors átrendezését is lehetővé teszik.
Amennyiben rendelkezünk Copilot Pro előfizetéssel, úgy a Microsoft mesterséges intelligencia funkciói is használhatók a Loopban.
Mire jó a gyakorlatban?
Ötletek összegyűjtése
Teljesen mindegy, hogy egy új projekt vagy meglévő feladat miatt kell összedugni a fejeket, a Loop hatékony segítség lehet az ötletek összegyűjtésében és kiértékelésében, hiszen nemcsak egyszerű szöveget, hanem táblázatokat, képeket is beszúrhatunk, szavazást kezdeményezhetünk vagy reagálhatunk is a többiek felvetéseire. Ha körvonalazódik, hogy az ötletek alapján milyen feladatokat kell majd elvégezni, akkor a feladatokat rögtön a megfelelő személyekhez is rendelhetjük.
Projektmenedzsment
A Loop arra egyelőre még nem feltétlenül alkalmas, hogy komplex projekteket menedzseljünk segítségével - vagy mondhatjuk inkább úgy is, hogy erre a feladatra van alkalmasabb jelölt is. Kanban-táblát viszont minden további nélkül létrehozhatunk benne, ami részfeladatok menedzseléséhez tökéletesen megfelel. A Kanban táblán a részfeladatok vagy a készültségi fokok egymás mellé kerülnek, a feladatokhoz kapcsolódó konkrét tevékenységek pedig egymás alá, mozgatható kártyákra. A kártyákhoz természetesen több adat is felvehető, így például a kártya, azaz a feladat tulajdonosa, határidők és releváns tartalmak (fájlok) is.
Összefoglalók készítése
Az értekezletekről készült jegyzőkönyv vagy összefoglaló megosztásában is szerepet kaphat a Loop - sőt akkor is hasznos lehet, ha egy projekthez kapcsolódóan személyesebb hangvételű (azaz kevesebb szereplős) beszélgetésekre kerül sor. Utóbbi esetben nemcsak a beszélgetés eredményét lehet megosztani: a Loop arra is tökéletes, hogy a meetingre tartó csoporttaggal megosszuk azokat a gondolatokat, kérdéseket, amiket érdemesnek tartunk felvetni.
Listák
A Loop egyszerűbb listák készítéséhez is használható, e tekintetben inkább a Google-féle Keep tudására kell gondolni, semmint a Microsoft OneNote funkcióira; a fontosabb elemeket azért ki lehet emelni színekkel és eltérő stílussal is.
Specifikációk, információk anyagok
Ha a projekt valamilyen termék vagy szolgáltatás elkészítése, akkor a Loop remek központi felületet ad a tulajdonságok menedzselésére: azaz lehet ötletelni például, hogy egy készülő terméknek mit kellene tudnia.
Költségkeret menedzselése
Nem ritka az sem, hogy a projektnek saját költségkerete van. Ilyenkor kritikus fontosságú, hogy tisztában legyünk a fejlesztési, gyártási költségekkel. A táblázatos forma ehhez tökéletes, hiszen az egyes részfeladatokhoz kapcsolódó tervezett és valós kiadásokat akár kategóriákba rendezve is lehet vezetni. Ha pedig valahol elszállni látszik a projekt pénzügyileg, rögtön elindulhat a kommunikáció egy lehetséges megoldás érdekében.
A Microsoft Loop egy jó kezdeményezés, a Microsoft láthatóan sok energiát fektet abba, hogy a platform tudását folyamatosan bővítse. Az, hogy a vállalat mélyebben tudja integrálni funkcióit saját szoftvereibe, kétségtelenül nagy előny lehet, érdekes lesz látni, hogy új szereplőként ilyen hátszéllel mekkora piaci részesedést sikerül szereznie a következő pár év során.
