Ahogy eddig is írtuk, a megfelelő, kellően takarékos és környezetkímélő technológia illetve készülék kiválasztása alapvető fontosságú. Itt azonban nem áll meg az élet, az infrastruktúrát megfelelően is kell használni. Vannak ösztönzők, melyek beépíthetők a vállalati rendszerekbe, más előnyöket csak akkor használunk ki, ha egy kis figyelmet fordítunk a nyomtatásra.
Alapbeállításokkal jobb lehet
Rengeteg papír megtakarítható a duplex nyomtatással. Szinte minden vállalati készülékben van automata lapfordító és ha az adott munkakör nem zárja ki (pl. számlanyomtatás), akkor érdemes alapértelmezetté tenni a kétoldalas nyomtatást. Olyan helyen, ahol központilag menedzselt nyomtatás van, ez a beállítás (és sok másik) ki is kényszeríthető a nyomtatásfelügyeleti rendszerben, attól függetlenül, hogy a felhasználó mit állított be. Egy lap ára 1 Ft-ra is rúghat, így nyomtatásigényes helyeken egyáltalán nem mindegy, hogy hányat használunk el - sem nekünk, sem a környezetnek.
Nem a papír, hanem a festékanyag fogyasztás csökkenthető a tonertakarékos üzemmódok használatával. A fejlettebb készülékek nem szimpla raszterezéssel (féltónus), hanem finomabb módszerekkel dolgoznak, ami javítja a takarékos nyomatok olvashatóságát. Ez az alapbeállítás sem alkalmazható minden munkahelyen, de ahol rengeteg munkavázlatot egyeztetnek papíron, ott érdemes ha nem is kötelezővé, de alapértelmezetté tenni.
Kis odafigyelés: N-Up és funkcionális arculat
Gyakran automatikusan eredeti méretben nyomtatunk ki mindent, akkor is, ha feleakkorában is bőven megfelelne. olvasható maradna. Ha a dokumentum kellően szellős, nagybetűs, vagy nagy nagyvonalú ábrákat tartalmaz, akkor használjuk ki az N-Up lehetőségét, mely minden nyomtatódriverben megtalálható. Kiválaszthatjuk, hogy 2, 4 vagy esetleg több oldal kerüljön rá kicsinyítve egyetlen oldalra, ezzel töredékére csökkentve a felhasznált papír és toner mennyiségét is.
A méretek, fedettség meghatározható úgy is, hogy hosszabb távon, stratégiailag a takarékosság szempontjait is szem előtt tartjuk. A következő designváltáskor számoljuk/próbáljuk ki, hogy hány karaktert tudunk egy oldalon elhelyezni az adott dokumentumsablont alkalmazva, és ügyeljünk arra, hogy a következő arculat ne legyen ennél szellősebb. Takarékosabb fontok (lásd alább), kevésbé szellős sorközök és margók, tonerkímélőbb logó-változatok ízléses kombinálásával egy modern grafikus/tipográfus nem csak esztétikusabb, de olcsóbban alkalmazható arculatokat is tervezhet.
Fontosak a fontok
Minél nagyobb a kontraszt és a fedettség, annál szebbnek hatnak a papírra vetett szövegek. ugyanakkor egy szint felett felesleges erőlködnünk, a jó olvashatóság kevesebb tonerrel is fenntartható. Eleve lehetünk körültekintőek a vastag, tömött betűtípusok használatát illetően, az Arial Black ugyanis többszörösét fogyasztja mondjuk a Garamond Boldnak. Vannak azonban kifejezetten azzal a céllal kifejlesztett fontok, melyek a testes megjelenés mellett sem pazarolnak és mégis jól olvashatók, no és címként alkalmazva szembeötlők. A dolog trükkje, hogy a hagyományosan szolid kitöltésű betűkép vonalain belül lyukakat helyeznek el a font megtervezésekor. A betűk ugyan így bonyolultabbak lesznek, de a mai nyomtatók számára ez nem igazán jelent kihívást, viszont a toner 20 százaléka a nyomtatóban marad. Számos ecofont készlet elérhető, letölthető. Mi a SPRANQ cég munkához is szabadon használható Spranq Eco Sans betűkészletét ajánljuk. A True Type rendszerű, azaz Windows alatt könnyen telepíthető betűkészlet egy talp nélküli típus könnyített változata.
Menedzselt nyomtatás, a visszatartó erő
A vállalatoknál ma már egyértelműen luxus nem menedzselt nyomtatási rendszert felépíteni, és nem csak azért, mert ennek felépítése egy alapos igényfelméréssel kezdődik. A központilag kontrollálható készülékhasználat, a részletes jelentések, a részlegenként és egyénenként elszámolható költségek mind segítenek, emellett használhatóvá válhat a pull printing is. Pull printing esetén a munkákat a rendszer csak akkor küldi át a nyomtatóra, amikor a nyomtatóhoz érve azonosítottuk magunkat (akár PIN-nel, akár elektronikusan). Tipikus, hogy egy-egy utolsó, apró hibát (pl. dátum vagy verziószám) csak akkor fedezünk fel, mikor már a Nyomtatás gombra kattintottunk, ilyenkor a pull printing miatt ezek az elhamarkodva indított dokumentumok nem okoznak veszteséget, törölhetők a sorból vagy egyszerűen nem nyomtatjuk ki őket.
Végül, de nem utolsó sorban, még egy nem optimálisan előkészített menedzselt rendszer is hozhat megtakarítást. Pusztán a tény, hogy jelentések készíthetők a kinyomtatott dokumentumok jellemtzőiről, akár személyig lebontva, tudatosabb, felelősségteljesebb felhasználást eredményez, hisz senki sem akar negatív rekorder lenni egy ilyen listán.