Mindannyian éreztük már azt, hogy egyszerűen nincs kedvünk dolgozni. Csak tengünk-lengünk, nem igazán haladunk a feladatainkkal. Ahhoz, hogy valóban produktívabbak legyünk hosszútávon, meg kell honosítanunk pár szokást, megváltoztatni a napi rutinunkat. Nem elég csak valami apróságba belefogni, gyökeres változásra van szükség.
Elemezzük a produktivitásunkat
Az első és legfontosabb dolog, hogy tisztában legyünk a saját ritmusunkkal. Mindenkinek vannak olyan napszakai, amikor jobban megy a koncentráció, és olyanok is, amikor a falon mászó pók is izgalmasabbnak tűnik bárminél. Bár mindenkinek megvannak a saját időpontjai, átlagosan elmondható, a nap első pár órájában (nem közvetlenül ébredés után, de nem sokkal később) vagyunk a legaktívabbak. Ebből az okból például az emailek olvasgatása és a válaszolgatás rengeteg elvesztegetett percet jelent reggel, hiszen ilyenkor mást is csinálhatnánk, amivel sokkal jobban haladunk. Az ilyen időszakok meghatározása a legfontosabb lépés annak érdekében, hogy jól építsük fel a napunkat.
Bár a legtöbb embernek szilárd meggyőződése, hogy pontosan ismeri ezeket az időszakokat, nem árt biztosra menni. Az egyik legjobb alkalmazás erre a célra a RescueTime, amely monitorozza a tevékenységünket, Pontosan méri, mikor milyen weboldalakat látogatunk meg, mennyi időre ragadunk ott, ezenkívül pedig az oldalakat és alkalmazásokat kategorizálja is aszerint, hogy azok épp növelik-e a produktivitást, vagy csak az időnket vesztegetjük velük. Természetesen mi is felüldefiniálhatjuk ezeket az értékeket, ha valami miatt ennek szükségét érezzük.
Mielőtt elkezdjük elemezni az adatokat, érdemes legalább egy hétig használni az alkalmazást. Ez alatt az idő alatt próbáljunk meg megmaradni a normál életvitelünknél, hiszen nem az a cél, hogy mintapolgárok legyünk egy hétre, hanem hogy valós következtetéseket vonjunk le. Ha megvannak az adatok, nézzük meg, hogy mely napszakokban haladunk igazán jól a feladatainkkal és melyek azok, amikor egyszerűen nem tudunk koncentrálni és csak ugrálunk a különböző feladatok között.
Változtassuk meg a rutinjainkat
Most, hogy már tisztában vagyunk azzal, mikor is vagyunk igazán produktívak, érdemes a napi beosztásunkat is ehhez igazítani. A megbeszélésekhez általában nincs szükség arra, hogy a legjobb formánkat hozzuk, így ezeket érdemes egy gyengébb időpontra helyezni. Ezzel szemben a legfontosabb feladatainkat próbáljuk meg úgy beosztani, hogy olyan időpontra essenek, amikor képesek vagyunk koncentrálni a lényegi dolgokra, így nemcsak gyorsabban, de jóval kevesebb hibával is dolgozunk. Mivel a legtöbben reggel végzik ezeket a tevékenységeket, érdemes már úgy indítani a napot, hogy erre felkészülünk. Csak azokat az alkalmazásokat indítsuk el, amelyekre valóban szükségünk van. Ha a levelezésünk nem élet-halál kérdése, jobb, ha egyelőre nem foglalkozunk vele, meg sem nyitjuk. Ha érkezhet valami fontos, akkor fussuk át a mobilunkon a listát, de ne ragadjunk le.
Mi történik akkor, ha a böngészőnkben dolgozunk, de a legtöbb időt is itt vesztegetjük el? Néhány trükkel kizárhatjuk a zavaró tényezőket. Telepítsünk olyan bővítményeket, amelyek megakadályozzák hogy elmászkáljunk. Az egyik legjobb erre a célra a StayFocusd, amellyel lezárhatunk bizonyos oldalakat, így nem fogunk a Facebookon lógni, mikor épp fontos dolgunk van közben.
Elemezzük a napjainkat
Egy másik fontos dolog, amit érdemes beiktatni a napi rutinba: Mielőtt nekivágunk a napnak, elemezzük ki a teendőinket. Fussuk át a naptárat és a tennivalóink listáját, hogy biztosan semmi fontosat ne felejtsünk el. Hogy ezt a munkába menet a villamoson, vagy a reggeli kávé közben tesszük-e meg, az részletkérdés. A legfontosabb, hogy mindig ugyanakkor ejtsük ezt meg, így válik majd rutinná.
Ezt persze mondani könnyebb, mint végrehajtani, de szerencsére néhány emlékeztetővel felhívhatjuk rá a figyelmünket akkor is, ha egyébként elfelejtenénk. Erre a célra az egyik leghasznosabb alkalmazás az Any.Do, amelynek egyik funkciója az Any.Do Moment, melynek köszönhetően az alkalmazás minden nap ugyanakkor csipog és értesítést is küld. Ezt követően listázza a naptárunkban és a TODO listánkon található teendőket, amiket megtarthatunk, vagy áttolhatunk egy másik napra.
Tartsunk szüneteket
Ha frissen akarjuk tartani az elménket, szükségünk lesz néhány szünetre, amikor megpihentethetjük az. Ha igazán produktívan akarjuk tölteni a munkaórákat, nem elég egy ebédszünet, gyakori pihenésre van szükségünk. Célszerű ezekre emlékeztetnünk magunkat, lehet az telefon, fitnesz tracker vagy bármilyen egyéb módszer is. Állítsunk be fix időpontokat, és tartsunk szünetet még akkor is, ha egyébként nem gondolnánk, hogy épp szükségünk van rá. Nem kell nagy dologra gondolni, elég ha csak kisétálunk a konyháig és elmossuk a kávéscsészét, de már ezzel is megpihentetjük kicsit az egész nap monitort bámuló szemünket.
A különböző fitnesz karperecek azért különösen előnyösek, mert a legtöbb képes jelezni, ha bizonyos ideig mozdulatlanok voltunk, például hogy már egy órája ülünk a gép előtt. Ilyenkor egy apró rezgéssel jelzik, hogy ideje néhány percre elszakadni a géptől.
Rendezzük a nap végi teendőket
Hányszor fordult már elő, hogy a napunk lendületesen, tökéletes mederben zajlik, aztán elérjük a 3:40-et, és mintha megállna az idő. Már csak 20 perc van hátra, semmi nagyba nem akarunk belevágni, de az idő nem telik. Ezeket a 10-20 perceket szinte minden nap elvesztegetjük, pedig hosszútávon rengeteg dolgot megcsinálhatnánk ilyenkor. Hagyjunk fel ezzel a szokásunkkal, és gyűjtsük össze azokat a teendőket, amikre nap közben nem jutna időnk, vagy egyszerűen nem elég fontosak ahhoz, hogy máskor foglalkozzunk velük.
Érdemes ilyenkorra hagyni a különböző papírok és jelentések kitöltését, az elmulasztott telefonhívások és meg nem válaszolt emailek lekezelését, rendezgetni az asztalunkat, vagy épp a gépünkön lévő fájlokat.
