Ha nem folyna magánlevelezés...

A 2004 decemberében 4500 dolgozó által kitöltött online kérdőív tanúságai szerint Egyesült Királyságban, az Egyesült Államokban és Németországban a munkavállalók közel 40 százaléka naponta legalább egy órát tölt azzal, hogy munkaidőben barátainak, rokonainak leveleket ír, vagy vicceket és más – az üzletmenet szempontjából – kevésbé lényeges dolgokat küldözget a vállalati levelezőrendszeren keresztül. Csak minden tizedik dolgozó állítja, hogy soha nem használja személyes célokra a vállalati levelezőrendszert. A Clearswift felmérése kimutatta, hogy a vállalati termelékenység körülbelül hét százalékkal javulna, ha a dolgozók munkával töltenék azt az időt, ami jelenleg magáncélú levelezéssel telik el.

„A felmérés eredménye szerint egy 100 főt foglalkoztató cégnél évente 1700 munkanap vész el amiatt, hogy az alkalmazottak magáncélra használják a vállalati levelezőrendszert. Ez nagyjából hét dolgozó teljes munkaidejét jelenti.” – mondta el David Guyatt, a Clearswift vezérigazgatója.

A felmérés jelentős eltéréseket mutatott ki a különböző munkakörök és országok között. Az IT munkatársak 29 percet, így átlagosan öt perccel kevesebbet töltenek naponta a magánlevelekkel, mint más dolgozók. Azonban – akár informatikai, akár más területeken – az amerikai dolgozók fordítják a legtöbb időt a személyes levelezésre. A nem informatikával foglalkozó munkatársak Amerikában évente legalább 21 napot töltenek magánlevelezéssel, ami az összes ország között a legmagasabb. A németországi IT dolgozók töltik ugyanakkor a legkevesebb időt személyes ügyeikkel, évente 12.5 napot. A német IT alkalmazottak közel 30 százaléka saját bevallása szerint soha nem használta a vállalati levelezőrendszert magáncélra.

„A vállalati rendszerek személyes levelezésre történő használata csak egy fajtája a vállalati szektort sújtó jogosulatlan e-mail tevékenységnek.” – mondta el David Guyatt. „A nem megfelelő e-mail használat egyebek mellett munkahelyi zaklatási perekhez, illetve levélszemét és vírusok megjelenéséhez vezet. A vállalatoknak világos házirendek formájában kell lefektetniük a dolgozók web- és e-mail használatának szabályait annak érdekében, hogy a termelékenység ne szenvedjen hátrányt. A MIMEsweeper for Web például testre szabható olyan módon, hogy bizonyos idősávokban csak az üzleti célú internet-használatot engedélyezze, míg más időszakokban a magáncélút is. Így az alkalmazottak – például ebédidőben vagy munkaidő előtt és után – lebonyolíthatják magánlevelezésüket, de ezeken az időszakokon kívül csak munkahelyi ügyekkel tudnak foglalkozni.” – tette hozzá David Guyatt.