A Gartner piackutató egyik friss tanulmánya szerint 2017-ben várhatóan körülbelül 3,5 milliárd dollárt költenek a cégek úgynevezett asztali szoftverekre. Ez nem is csoda, hiszen a szoftverek komoly hajtóerőt jelentenek a cégek növekedésében, egyszerűsítik és javítják az üzleti folyamatokat. A kérdés csak az, hogy irodai vezetőként a temérdek szoftverből hogyan válaszuk ki a legmegfelelőbbet.
A fenti okfejtést tovább boncolgatva összeírtunk 4 lépést, amivel a bonyolult kérdés egyszerűbbé tehető.
1. Keresd meg a hatékonyság akadályait!
Nézd meg a kollégáid napi rutin feladatait. Melyek azok, amik bár általánosak, mégis a legtöbb időt rabolják? Például vannak olyan papír-alapú feladatok, amelyek csak rabszolgamunkát jelentenek és alacsony a hatékonyságuk is, a dolgozó pedig csak szenved tőlük. Ha megvannak a hatékonyságot gátló fő tényezők, akkor egyértelműen ehhez kell a megfelelő szoftvert kiválasztani.
2. Csinálj alapos felmérést!
A legtöbb komoly szoftvergyártóról bőséges információ található többek között bemutatók, esettanulmányok, összehasonlítások, formájában. Ha ezeknek utánanézel, a következő tényezőkre figyelj: a szoftver fő előnyei, költségek, licenc opciók, terméktámogatás. Ezek minden esetben legyenek meghatározók!
Töltsd le a próbaverziót és teszteld alaposan, hogy lásd mivel tudhatod a hatékonyságot leginkább javítani a cégedben. A tipikus hiba amit ebben a fázisban sokan elkövetnek, hogy fő szempontnak az árat tekintik, alárendelve a minőségnek. Lehet hogy drágább egy profi szoftver, de a magasabb ár bőven megtérül.
3. Beszélj a döntéshozókkal!
Talán ez a legnehezebb pont. Legyünk őszinték, a döntéshozóknak sokszor fogalmuk sincs arról, hogy bármilyen szoftverre egyáltalán szüksége lenne a cégnek. Ezért az ő nyelvükön tárgyalj velük! Mutasd meg, mennyit veszít a cég a jó megoldás híján, és a kérdéses szoftver hogyan oldja ezt meg. Támaszd alá az érveket pénzügyi adatokkal, megtérülési mutatókkal és egyéb számszerűsíthető érvekkel.
4. Vedd figyelembe a szükséges időráfordítást!
A szoftvervásárlás több időt igényelhet, mint elsőre gondolnád. Keresés, tesztelés, jóváhagyás, fizetés. Szánd rá a kellő időt. elkerülve ezzel a jövőbeli bonyodalmakat.
Szövegfelismerő (OCR) és PDF szerkesztő szoftverrel például rengeteg feladatot oldhatsz meg cégednél, növelve a hatékonyságot és a dolgozók elégedettségét, lehetővé téve a gyorsabb és értelmesebb papírmunkát, vagy jelentősen leegyszerűsítve a PDF fájlkezelést. Ne habozz és töltsd le most az ABBYY FineReader 14 ingyenes próbaverzióját!