Levelezés. Közösségi média. Bevásárlás. Pénzügyek. Határidők. Rengeteg a részünkről folyamatos mikromenedzselést igénylő, mindennapos teendő. De minél több, parányinak tűnő elintéznivalóval és kikerülhetetlen kötelezettséggel fárasztjuk szürkeállományunkat, annál több energiát veszítünk.
Pedig okosabb beosztással, a tennivalók részleges kiszervezésével tovább bírnák az erőtartalékaink, idegrendszerünk lassabban jutna el a frusztrált állapotig, és figyelmünk sem aprózódna el. Szerencsére az emberi leleményesség mindig megtalálja a módját a dolgok leegyszerűsítésének, így számos hatékony program és alkalmazás készült már, amelyek legfőbb célja, hogy automatizálással elviselhetőbbé tegyék a dolgos hétköznapokat.
Levelet kaptam, lájf
Kevés olyan időrabló és idegőrlő elfoglaltság létezik, mint az elektronikus levelek nonstop koordinálása, pedig a kimenő és beérkező e-maileket is könnyedén keretek közé szoríthatjuk. Az Inbox Pause és Inbox When Ready Chrome bővítményekkel például megadhatjuk, hogy ne azonnal, hanem meghatározott időközönként jelenjenek meg az üzeneteink, és a késleltetésről a partnereinket is rögtön értesíthetjük. Hasonló a Gmailhez és az Outlookhoz készült Boomerang is, amellyel időzíthetjük a levelek küldését, és állandó emlékeztetőket is beállíthatunk. Ezek sajnos nem oldják meg az értesítések túlburjánzását, az Unroll.Me viszont igen: első használatkor roppant időigényes, azt követően viszont rengeteg fáradtságtól kímél meg, ugyanis listázza az összes hírlevelet és feliratkozást, majd három kategóriába képes sorolni őket (megtartani beérkezőnek, napi összesítésbe rakni vagy leiratkozni róla), így hatalmas terhet vesz le a vállunkról.
De nem csupán a digitális postát tehetjük bizonyos mértékig önműködővé, hanem kapcsolattartást is. A Contactually megoldást nyújthat erre többek között azzal, hogy kategóriákba rendezhetjük kapcsolatainkat, és eldönthetjük, milyen gyakran szeretnénk nyomon követni őket - erről emlékeztetőt is kaphatunk, beállíthatunk sablonokat, automatikusan lekérhetjük az előzményeket, ütemezett feladatokat szabhatunk meg.
Az egyszerűbb megoldások mellett érdemes igénybe venni a komplexebb - mégis felhasználóbarát - rendszereket is.
Az egyik legismertebb jegyzetelőszoftver, az Evernote önmagában is értékes, a gondolatainkat összesítő és több platformon is elérhető segítő, ha viszont keresztezzük a munkafolyamatokat támogató nagyobb szolgáltatásokkal, akkor még praktikusabbá válik. Utóbbiak között tartjuk számon a Zapiert, a Google Workspace-t és az IFTTT-t is, amelyek az egymással alapvetően nem kommunikáló alkalmazások összekapcsolását teszik lehetővé. Általuk problémamentesen párosíthatjuk az Evernote-ban megszületett jegyzeteinket, és napi listává alakíthatjuk olyan feladatkezelőkkel, mint a Wunderlist vagy a Todoist, de a munkamenetek felgyorsítása nem merül ki ennyiben.
Csak pár példa a teljesség igénye nélkül: a több mint 750 appot integráló Zapier automatikusan feladatot generál egy naptáreseményből, összefoglalja a heti menetrendet e-mailben, és üzenetet küld az időjárás-előrejelzésről; a Google Workspace (korábbi nevén G Suite) az összes eszközön telepítve magától szinkronizálja az együttműködő elemeket, mint a Gmail, a Naptár, a Meet, a Chat, a Drive, a Dokumentumok, a Táblázatok, a Diák, az Űrlapok és a Webhelyek; a gyakran vállalkozások által használt ClickUp egy projektmenedzsment-felület, ami a hétköznapokban is jól jön, mivel kombinálja a korábban említett kellékeket - ütemezi a feladatokat, nyomon követi a kitűzött célokat, szétosztja a tevékenységeket (akár a házimunkát is) a tagok között.
De a Naptár és a Gmail összekötésén kívül más módszer is van egy találkozás vagy esemény megszervezésére, felesleges levelezgetés nélkül. A Calendlyvel szimplán küldhetünk egy linket a partnernek, amivel mindkét fél átláthatóan és sallangok nélkül intézheti a meetinget, ráadásul ez szinkronizálható a naptárral is, ezáltal minimalizálhatjuk a manuális belenyúlás szükségességét.
Közösségi elégia
Hol töltünk el még a levelezésnél is több időt? A közösségi médiában, ahol szintén spórolhatunk időt, mondjuk az imént felhozott IFTTT (If This Then That) közreműködésével. Az ingyenes rendszer PC-n, Androidon és iOS-en is kiszolgálja igényeinket, és ezernyi apró módon teszi gördülékenyebbé a mindennapokat. Több száz szolgáltatóval kooperál, és működése rendkívül egyszerű: sablonok (appletek) használatával adhatjuk meg, hogy milyen műveletet hajtson végre azonnal, ha teljesül valamilyen megadott feltétel.
Mondjuk a Google Assistant és a Twitter összekapcsolásával elég pár szót közölnünk ahhoz, hogy ismerőseink rögtön tudják a mesterségesen létrehozott tweetünkből: nyaralni mentünk.
De azonnal posztolhatjuk azt is, ha elkezdünk streamelni a Twitchen. A Gmailen keresztül születésnapokra küldethetünk köszöntést, de mi magunk is azonnal kaphatunk figyelmeztetést, ahogy eső készülődik. A kollaborációk száma szinte végtelen, a felhasználók folyamatosan gyarapítják a sort újabb appletekkel, változatos témakörökben (a személyes kedvencem az, hogy a YouTube-videók zenéit hozzáadathatjuk egy Spotify lejátszási listához, de előremutatóak az okosotthonok megoldásai is, mint a robotporszívó bekapcsolódása távozáskor).
Hasonló feladatot tölt be a Hootsuite és a SmarterQueue is: többfajta fiókot is elérhetünk velük, és betervezhetjük a napi bejegyzések kikerülését, hovatovább kapcsolódnak a legtöbb közösségi oldalhoz, így a Facebookhoz, a Twitterhez, az Instagramhoz, a YouTube-hoz, a Pinteresthez és a LinkedInhez is. Ha már a LinkedIn szóba került, az ingyenes Dashlane alaposan leegyszerűsíti az álláskeresők dolgát, elvégre magától kitölti a jelentkezésekre használt űrlapokat adatainkkal, és elküldi az önéletrajzot (még jobb, hogy multiplatform, azaz PC-n, Macen, valamint Android- és iOS-eszközökön is jelen van).
Persze akár egy internetcsoporthoz, akár egy munkaközösséghez csatlakoznánk, az egyik legfontosabb alaptétel az írás minősége, a Chrome-hoz és a Safarihoz elérhető bővítmény, a Grammarly pedig pontosan erre fókuszál (de sajnos magyarul nem tud). Helyreteszi az elütéseket, korrigálja a rossz helyesírásból és megkopott nyelvtani ismeretekből származó hibákat is, legyen szó üzenetküldésről (Gmail, Outlook, Messenger, Yahoo), dokumentumokról vagy a közösségi médiáról.
Bankolás és tankolás
Akár állást keresünk, akár már van karrierünk, a hatékony munkavégzésre és a pénzügyekre egyaránt muszáj odafigyelni. Noha az IFTTT is támogatja a financiális gépezetünk megolajozására történő törekvéseinket, természetesen erre a projektre is vannak dedikált mechanizmusok. A legnagyobb és legismertebb talán a Power Automate, amely a Microsoft támogatásában már Windows 10-hez is elérhető.
A fejlesztés lényege, hogy egy programozás nélküli vagy minimális programozást igénylő felületen automatizált folyamatokat hozhassunk létre az asztali alkalmazások között magánszemélyek, üzletemberek és vállalkozások számára.
A Power Automate lehetővé teszi olyan műveletek rögzítését, mint az egér kattintásai, a billentyűzet leütései és a másolás-beillesztés lépései, aminek alapját a Word- és Excel-felhasználók által már jól ismert makrók adják. Az ismétlődő procedúrák rögzítése időt takarít meg, és javítja a produktivitást, mint a megjelölt levelek feladattá alakítása, külön értesítés kérése a főnöktől érkezett üzenetekről vagy az Outlook csatolmányainak elmentése a OneDrive tárhelyre. Az üzleti adatok ütemezés szerinti áthelyezése és a tranzakciók gyors kezelése több pénznemmel szintén hiánypótlók, de ezekre akadnak alternatívák is.
Ilyen például a teljesen ingyenes Mint is, amivel könnyedén beállíthatjuk költségvetésünket, és nyomon követhetjük kiadásainkat, az adósságokat (a diákhiteltől a háztörlesztőig bármit), áttekintést kaphatunk az anyagi helyzetünkről, statisztikákat kérdezhetünk le rendszeres időközönként, és magától értetődően ütemezetten fizethetjük be a számlákat is, mindezt három platformon (PC, iOS, Android). Említést érdemel az okostelefonokra épülő Acorns is, amely a jelenleg létező egyik legváltozatosabb befektetési app, amivel egy helyen bankolhatunk, spórolhatunk és invesztálhatunk a jövőbe, akár automatizált tranzakciókkal és befektetésekkel is - de csakis megfontoltan, körültekintően.
Bankszámlánk és szabadidőnk értékelni fogja a bevásárlás, valamint a heti étkezések kapcsán elkövetett erőfeszítéseinket is. Ha oda szeretnénk figyelni arra, hogy mit eszünk, és nem akarjuk egyenként felírogatni jegyzetfüzetbe a hűtő tartalmának fogyását, akkor a Swole.me és az Eat This Much a legjobb barátaink lesznek. Míg előbbivel előre megtervezhetjük, hogy melyik nap milyen élelmiszerekből mennyit fogyasztunk, addig utóbbi egyfajta továbbfejlesztett verzióként bevásárlólistát is vezet a megfőzött/megfőzendő ételek hozzávalóinak kiszámításával, így nem csupán annak súlya kerül le a vállunkról, hogy "ma éppen mit készítsünk", de a termékek felsorolásáé is.
Örök tanácstalanoknak, diétázóknak, egészségesen étkezőknek és anyagiasoknak egyaránt főnyeremény.
Egyébként ha már korábban szóba került a házimunka: Magyarországon még nem divat, ám napjainkban sokan már ütemezetten gondoskodnak otthonuk épen, szépen és tisztán tartásáról is, méghozzá olyan appokon keresztül, mint a Handy vagy a TaskRabbit. Így rendszeresítik a takarítást, a szerelést és más, házon belüli vagy ház körüli teendőket, gyakran mások által elvégeztetve azokat. Persze már az is előrelépés, ha a munkák elvégzésének időpontjait állandósítjuk egy virtuális határidőnaplóban, ehhez pedig nem kell mást tenni, mint mobilon egyszer elindítani egy folyamatot. Éljen az automatizálás!
További hasznos cikkekre bukkanhatsz, ha beszerzed a 2021/05-ös PC World magazint, amely mellé remek szoftverek és egy PC-s játék is jár ajándékba.
